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Moderne Gebäudetechnik

Projekte ohne Papierberg

Die Otto Luft- und Klimatechnik GmbH hat den Bau ihrer lufttechnischen Anlagen als klassisches Projektgeschäft strukturiert. Bei der Abwicklung der Vorhaben fiel dabei bis zum Jahr 2013 ein Papiervolumen von rund 16.000 Aktenordnern an. Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems Docuware ließen sich zahlreiche Abläufe digitalisieren und damit deutlich straffen - seitdem schrumpft der Papierberg immer weiter.

Bild: DocuWare Europe GmbHBild: DocuWare Europe GmbH

Die Beratung, Planung, Implementierung und der Betrieb lufttechnischer Anlagen ist klassisches Projektgeschäft. Bei der Abwicklung werden umfangreiche kaufmännische und technische Dokumentationen generiert.

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Aufgrund jahrelangen Unternehmenswachstums hatte sich bei der Otto Luft- und Klimatechnik GmbH & Co. KG bis Anfang 2013 ein Papiervolumen von rund 16.000 Aktenordnern aufgebaut. Die Unternehmensstruktur mit dem Hauptsitz in Bad Berleburg, wo alle kaufmännischen Abteilungen beheimatet sind, und zum damaligen Zeitpunkt sieben - heute zehn - deutschlandweit verteilten Niederlassungen erschwerte eine strukturierte Dokumentenablage. "Der Handlungsbedarf basierte nicht allein auf der enormen Papiermenge, sondern zunehmend auch auf dem Problem, aktuelle Projektakten abzugleichen und auf dem neuesten Stand zu halten", sagt Prokurist Hartmut Wamich. Die Lösung sah er in einer konsequenten Reduzierung des Papieraufkommens. Dazu sollten zentrale Geschäftsprozesse sukzessive digitalisiert und projektrelevante Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden. Als Entscheidungskriterien für ein Dokumentenmanagementsystem definierten die Unternehmensverantwortlichen Flexibilität und Skalierbarkeit, die Kostenstruktur, schnelle Zugriffsgeschwindigkeit sowie eine webbasierte Benutzeroberfläche.

DocuWare Europe GmbH

Dieser Artikel erschien in IT&Production Mai 2017 - 11.05.17.
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