Methoden zur Systemeinführung
Klassische oder agile Implementierung?
Projekte zur Einführung von ERP-Systemen lassen sich mit unterschiedlichen Methoden realisieren. Neben klassischen, phasenorientierten Ansätzen bieten die ERP-Einführungspartner vermehrt auch agile Projektmethoden an. Nicht immer passt die Methode zu dem jeweiligen Auftrag. Dann kann sich das Projektrisiko verschieben und finanzielle Mehrbelastung droht. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung zum passenden Ansatz.
Bild: MQ Result Consulting AGKaum ein Projekt fordert ein gesamtes Unternehmen so heraus, wie die Einführung eines ERP-Systems. Nicht nur Projektleitung und IT sondern fast alle Bereiche und Abteilungen müssen sich intensiv engagieren.
Bild: MQ result consulting AG
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Bild: MQ result consulting AGPhasenorientiertes Vorgehen
Die klassische Projektmethodik definiert verschiedene Phasen, die durch markante Meilensteine abgegrenzt werden können. So lassen sich verbindliche Phasenergebnisse festgelegen, die für Anbieter wie Anwender nachprüfbar sind. Damit geht die Überprüfung eines Projektzeitplanes einher, der eine verbindlich festgelegte, auch wirtschaftliche Kalkulationsgröße für das Projekt darstellt. Aufgrund dessen startet so ein Projekt schon mit der Vertragsphase, da im phasenorientierten Vorgehen auch hierfür bereits eine fundierte Planung erforderlich ist. Zentrale Vertragsbestandteile sind daher die Beschreibungen des Projektumfanges in Form eines Pflichtenheftes, eines verbindlichen Projektzeitplans und eines entsprechenden Budgets zeitlicher und finanzieller Ressourcen. Diese bilden die Grundlage für alle weiteren Projektphasen. Nach der Projektinitialisierung und der Erstellung von Fachkonzepten auf Basis des Pflichtenheftes beginnt die wichtige Implementierungsphase. In dieser Phase wird der in den Fachkonzepten definierte Projektumfang abgearbeitet, also die relevanten Geschäftsprozesse im neuen ERP-System durch den ERP-Einführungspartner abgebildet. Viele Leistungen, wie Konfiguration, Customizing, Datenmigration, die Realisierung von Schnittstellen und Anpassungen, die Erstellung von Formularen, Listen und Auswertungen werden durchgeführt und ergeben schließlich ein funktionierendes Gesamtsystem. Nach erfolgreichen Integrationstests, einem Testbetrieb und Schulungen für die Mitarbeiter führt dies zur Phase des Echtbetriebs, die mit dem erfolgreichen Go-Live des neuen ERP-Systems abgeschlossen wird. Danach werden System und Abläufe aufgrund der Erfahrungen im Echtbetrieb weiter optimiert und das System wird, wenn vorhanden, in weitere Unternehmenseinheiten ausgerollt.
Bild: MQ result consulting AGIn Zyklen zum Ziel
Mit agilen Projektmethoden wie Scrum lassen sich Teilbereiche und Teilaufgaben der ERP-Einführung stringent bearbeiten. In Zyklen von je zwei bis vier Wochen wird ein Teilbereich des Projekts vollständig realisiert. Ein festes Team stimmt sich dazu täglich ab. So wird der Arbeitsfortschritt jeder Einzelaufgabe (Task) des Zyklus exakt verfolgt. Durch das zyklische Vorgehen bleibt der Projektumfang dynamisch: Rückschläge und Mehraufwand in einzelnen Zyklen können, müssen jedoch nicht durch schnelle Ergebnisse in anderen ausgeglichen werden. Dieser Dynamik sind viele ERP-Projektverträge nicht gewachsen. Dann führt die Anwendung dieser Methoden zu einer einseitigen Verschiebung des Projektrisikos zum Auftraggeber, der dies unter Umständen mit höheren Aufwänden bezahlen muss.
Bild: MQ result consulting AG
Bild: MQ result consulting AGHybride Projektmethodik
Diese Nachteile der agilen Projektmethoden lassen sich durch eine hybride ERP-Einführung ausgleichen. Dabei werden auf den oberen Stufen und somit auch in den ersten Projektphasen (meist Vorprojekt, Analyse und ERP-Auswahl, Projektinitialisierung und Fachkonzept) die klassischen, phasenorientierten Methoden angewandt. Dadurch kommt man zu belastbaren Projektverträgen und kann das komplexe Projekt in einem verbindlichen Zeit- und Leistungsrahmen abbilden. Im Vordergrund steht zunächst die Erstellung dieser möglichst vollständigen und konsistenten Leistungsbeschreibung. Denn ERP-Systeme bieten nicht nur einen besonders hohen Funktionsumfang, sondern diese Funktionen sind auch noch besonders hoch integriert. Dies bedeutet eine hohe Abhängigkeit der Funktionen untereinander. Zum Abschluss der Fachkonzeptphase wird ein verbindlicher Product Backlog beschrieben, der anschließend mit agilen Methoden realisiert wird. Dabei werden zunächst in der Planung der einzelnen Implementierungszyklen (Sprints) alle Einzelaufgaben definiert und anschließend mit agilen Methoden realisiert und auf Funktionsebene getestet. In den abschließenden Stufen wie Integrations- und Systemtest sowie Go-Live kommen dann wieder die phasenorientierten Methoden des klassischen Projektmanagements zur Anwendung.
Faire Verträge schließen
Wer agile Projektmethoden zur ERP-Einführung anwenden will, sollte unbedingt die Auswirkungen auf die Projektverträge untersuchen. Welche Risiken muss die Vertragsgestaltung abfangen? Was ändert sich gegenüber klassischen Einführungsverträgen? Die Herausforderungen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems sind immens. Wenn die Anwenderunternehmen die Projektverträge richtig gestalten, können sie Einführungsdienstleistungen, Softwarelizenzen und Wartung trotz unterschiedlicher Projektmethoden belastbar regeln. n @WK Kontakt:www.mqresult.de
Projekte zur Einführung von ERP-Systemen lassen sich mit unterschiedlichen Methoden realisieren. Neben klassischen, phasenorientierten Ansätzen bieten die ERP-Einführungspartner vermehrt auch agile Projektmethoden an. Nicht immer passt die Methode zu dem jeweiligen Auftrag. Dann kann sich das Projektrisiko verschieben und finanzielle Mehrbelastung droht. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung zum passenden Ansatz.
Bild: MQ Result Consulting AGKaum ein Projekt fordert ein gesamtes Unternehmen so heraus, wie die Einführung eines ERP-Systems. Nicht nur Projektleitung und IT sondern fast alle Bereiche und Abteilungen müssen sich intensiv engagieren.Bild: MQ result consulting AGBild: MQ result consulting AG
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Dieser Artikel erschien in ERP CRM Wissen Kompakt 2017 - 14.12.17.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
