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Datenverwaltung im Maschinenbau

Eine digitale Maschinenakte für jede Sonderfertigung

Bild: Präwema Antriebstechnik
Bei der Präwema Antriebstechnik GmbH im hessischen Eschwege sind rund 280 Mitarbeiter beschäftigt.

Prioritäten setzen

Diese Analyse ergab viel Potenzial zur Effizienzsteigerung in der Eingangsrechnungsverarbeitung, so dass Präwema hier begann und mit der Abkehr von manuell geprägten Prozessen startete. Bis zur ECM-Nutzung gestaltete sich der Prozess im Rechnungseingang so, dass eingehende Rechnungen, beispielsweise von Lieferanten, in Papierform vorlagen und manuell in das ERP-System eingepflegt wurden. Mitarbeiter recherchierten alle Positionen aus der Bestellung und dem Wareneingang. Die erfasste und kontrollierte Rechnung stand dann im ERP-System und der Finanzbuchhaltung zur Verfügung, die den Rechnungsvorgang abschloß. Ein zeitintensiver und von möglichen Übertragungsfehlern geprägter Prozess. Mit dem neuen ECM-System hingegen wird die eingehende Rechnung via OCR (Optical Character Recognition) gescannt. Das selbstlernende System weist automatisch auf Abweichungen zur Bestellung hin, deklariert Teil-Lieferungen und überträgt das kontrollierte Dokument in die ERP-Anwendung. Diese überspielten Daten gelten der Finanzbuchhaltung als Grundlage für den Bezahlvorgang. Zudem können via ECM-Programm auch Rechnungen verarbeitet werden, zu denen keine Bestellvorgänge im System vorliegen. Das sind beispielsweise laufende Kosten wie Telefonrechnungen und Verpackungsmaterialien.

Kutzner Prozessoptimierung

Dieser Artikel erschien in IT&Production Mai 2018 - 18.05.18.
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