Eine digitale Maschinenakte für jede Sonderfertigung

Bei der Präwema Antriebstechnik GmbH steigt mit der Komplexität der produzierten Sondermaschinen auch die Größe der Datenvolumina, die es zu verwalten gibt. Das betrifft die Dokumentation von Investitionsgütern ebenso wie die Buchhaltungsbelege. Um diese Aufgaben effizient zu bewältigen, arbeiten die Mitarbeiter mit einer Software für Enterprise Content Management.

Bild: Kutzner Prozessoptimierung

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Die Präwema Antriebstechnik GmbH stellt Sondermaschinen für die Zahnradbearbeitung her. Das Unternehmen im hessischen Eschwege beschäftigt aktuell 280 Mitarbeiter und bedient hauptsächlich internationale Kunden aus der Fahrzeug- und Zuliefererindustrie. Dabei bietet der Sondermaschinenbauer individuelle Lösungen und vor allem der Automobilbranche ganze Produktionslinien an. Eine Fülle von Sonderanfertigungen geht mit großen Datenmengen für Buchhaltung, Verwaltung und Produktion einher. Hier muss IT-gestützte Prozessoptimierung die Entwicklung des Unternehmens begleiten, um Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen.

Datenstrom per ECM gelenkt

Seit 17 Jahren arbeiten die Nordhessen in puncto IT-Infrastruktur mit dem niedersächsischen Lösungsanbieter Kutzner Prozessoptimierung zusammen. Damals setzte die Individualentwicklung eines industriespezifischen ERP-Systems auf Basis von P2 den Startpunkt. Es erwuchs eine Zusammenarbeit, die der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen und den daraus resultierenden Anforderungen an die Informationsgewinnung Rechnung trägt. Diese Informationsgewinnung in Bezug auf die hergestellten Maschinen ist recht aufwändig, da Informationen als Dokumente in diversen Formaten auf verteilten Systemen, Fileservern und in physischen Konstruktionsakten vorliegen. Um Datenströme zu lenken und zu bündeln, zunehmende Datenmengen zu digitalisieren und Informationen zentral abzulegen, integriert Kutzner seit Mitte 2017 ein Enterprise Content Management-System (ECM) auf Basis von d.3ecm von d.velop. Vor der Integration erfolgte eine Analyse der Arbeitsabläufe in Verwaltung, Produktionsvorbereitung und Produktion.

Bild: Präwema Antriebstechnik

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Prioritäten setzen

Diese Analyse ergab viel Potenzial zur Effizienzsteigerung in der Eingangsrechnungsverarbeitung, so dass Präwema hier begann und mit der Abkehr von manuell geprägten Prozessen startete. Bis zur ECM-Nutzung gestaltete sich der Prozess im Rechnungseingang so, dass eingehende Rechnungen, beispielsweise von Lieferanten, in Papierform vorlagen und manuell in das ERP-System eingepflegt wurden. Mitarbeiter recherchierten alle Positionen aus der Bestellung und dem Wareneingang. Die erfasste und kontrollierte Rechnung stand dann im ERP-System und der Finanzbuchhaltung zur Verfügung, die den Rechnungsvorgang abschloß. Ein zeitintensiver und von möglichen Übertragungsfehlern geprägter Prozess. Mit dem neuen ECM-System hingegen wird die eingehende Rechnung via OCR (Optical Character Recognition) gescannt. Das selbstlernende System weist automatisch auf Abweichungen zur Bestellung hin, deklariert Teil-Lieferungen und überträgt das kontrollierte Dokument in die ERP-Anwendung. Diese überspielten Daten gelten der Finanzbuchhaltung als Grundlage für den Bezahlvorgang. Zudem können via ECM-Programm auch Rechnungen verarbeitet werden, zu denen keine Bestellvorgänge im System vorliegen. Das sind beispielsweise laufende Kosten wie Telefonrechnungen und Verpackungsmaterialien.

Komplexität bändigen

Automatisierung von Buchhaltungsprozessen macht nur einen kleinen Teil dessen aus, was Enterprise Content Management (ECM) im variantenreichen Industriebetrieb leisten kann. Richtig interessant werden Digitalisierungsprojekte, in denen alle Dokumente rund um das Kernprodukt Maschine an einem zentralen Ort, in einer digitalen Akte, abteilungsübergreifend zugänglich und abrufbar werden. Wer sich den Umfang von Daten, Plänen und Dokumenten zu einer Maschine betrachtet, dem wird schnell klar, dass für deren Strukturierung und Archivierung heute andere Maßstäbe angelegt werden müssen als noch vor wenigen Jahren. Big Data hat den Maschinen- und Anlagenbau längst erreicht. Die Datenmenge ist einerseits der gestiegenen Komplexität der Maschinen und Anlagen geschuldet. Durch die damit verbundene Zunahme an Automatisierungsbestandteilen, die ebenfalls erklärungsbedürftig sind, wächst die Dokumentenmenge. Anwender arbeiten nicht selten mit 100-seitigen Word- oder PDF-Betriebsanleitungen und Bauplänen. Dazu kommt die abnehmende Fertigungstiefe, denn Fremdkomponenten wie Frästeile werden vermehrt von Lohnfertigern geliefert, statt inhouse produziert. Auch die dazugehörende IT-Umgebung kommt von Dienstleistern und mit ihnen weitere Anleitungen und Dokumente. Der Bedarf an Lösungen zur gezielten Ablage, Zusammenführung, Archivierung und transparente Bereitstellung der Daten steigt.

Die digitale Maschinenakte

Die oben beschriebene Situation trifft nicht nur auf Präwema zu und aus diesem grund hat das IT-Unternehmen Kutzner Prozessoptimierung eine Dienstleistung namens DMF Industry Solution im Portfolio, die eine revisionssichere und gesetzeskonforme Digitalisierung aller Dokumente aus der Fertigung sowie den kaufmännischen und verwaltenden Bereichen vorsieht. DMF steht für Digital Machine File, da die Lösung die Anlage digitaler Maschinenakten mit allen zu einer Maschine gehörenden Dokumenten zum Ziel hat. Diese digitalen Maschinenakten sind mit einem Berechtigungssystem ausgestattet und halten Dokumente im standardisierten Format für Langzeitarchivierung PDF/A vor. Als technologische Basis setzt Kutzner dabei auf das Enterprise Content Management-System d.3ecm von d.velop. Ein Vorteile dabei ist, dass durch die Dokumentenablage für wiederholbare Prozesse viele Aufgaben mit der Zeit schneller von der Hand gehen als am Anfang.