Zeiterfassung und Lohnabrechung
Projektzeiten und Controlling transparent
Bei der Stadler + Schaaf GmbH geht man weite Wege, um den Kunden ganzheitliche Lösungen rund ums Messen, Regeln und Automatisieren zu bieten. Die eigene Lohnabrechnungssoftware kam mit diesem Anspruch jedoch nicht ganz mit. Dann implementierte der Anlagenbauer das Duo Datev zur Lohnabrechnung sowie die Zeus Zeiterfassung und BDE.
Bild: IVS Zeit+Sicherheit GmbHWas muss eine Zeiterfassung in einem hoch spezialisierten Dienstleistungsunternehmen leisten? Welche Prozesse müssen optimal abgebildet werden, um die Effizienz nachhaltig zu steigern? Bei dem Automatisierungsspezialisten Stadler + Schaaf in Offenbach an der Queich gab es einen klaren Ausgangspunkt für die Beantwortung dieser Fragen: Doppelerfassungen im Bereich Lohnabrechnung auszuschließen war das vorrangige Ziel. Ebenso die Implementierung einer einheitlichen Urlaubsplanung, damit im Büro und auf der Baustelle identische Listen zur Verfügung stehen. Die Frage war weiterhin, welches System am besten zur eingesetzten Lohnabrechnungslösung Datev passte.
Flexible Arbeitszeiten
Wer sich wie Stadler + Schaaf konsequente Kundenorientierung auf die Fahne geschrieben hat, muss jederzeit flexibel sein. "Entscheidend ist für uns immer die Kundenanforderung vor Ort, das heißt was der Kunde wünscht, setzen wir um", schildert Personalleiterin Claudia Hartkorn. So kämen feste Arbeitszeiten ebenso vor wie Gleitzeit, spezielle Servicezeiten oder standortabhängige Arbeitszeiten - neben dem Hauptsitz in Offenbach unterhält die Firma bundesweit eine ganze Reihe von Niederlassungen und Service-Stützpunkten. Es sei auch kein Problem gewesen, die vielen verschiedenen Tages- und Wochenmodelle mithilfe der Zeus Zeiterfassung abzubilden. Die Mitarbeiter haben gleichzeitig die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit auf drei verschiedene Arten zu buchen: entweder über ein Zeiterfassungsterminal mit RFID-Transponder, über die IVS-Telefonzeiterfassung für Mitarbeiter die unterwegs sind, oder aber über den PC mit dem Zeus Modul WebServices.
3.000 aktive Projekte in Abas
Die Zeus BDE bietet eine bidirektionale Schnittstelle zum ERP-System des Herstellers Abas Software. "Die Verantwortlichen können dank der BDE sofort sehen, wie viele Stunden im jeweiligen Projekt anfallen bzw. angefallen sind, und das bis in jeden einzelnen Leistungsbereich", sagt Jens Dietrich, Projektverantwortlicher bei Stadler + Schaaf. Bisher erfolgten Stundenbuchungen manuell, jetzt kann man den jeweils interessierenden Projektstatus in Echtzeit abrufen. Ausgehend von einem Gesamtvolumen von 3.000 aktiven Projekten beim Anlagenbauer kann man sich ausmalen, was für ein Managementvorteil sich aus der direkten Abbildung der eingesetzten Arbeitsstunden ergibt: und zwar für Vor- und Nachkalkulation sowie für das Controlling. Die Arbeitszeiten werden dafür mit der Zeus-Zeiterfassung protokolliert. Die laufenden Projektnummern werden aus dem ERP-System in Zeus importiert, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter werden dem jeweiligen Projekt zugewiesen, und die Zeus BDE meldet die aktuellen und kompletten Daten wieder an abas zurück.
Wertvolle Auswertungen
Die exakte Zuordnung der Arbeitszeit pro Projekt bedeutet auch für die Personalleitung eine enorme Arbeitserleichterung. "Hier beweist Zeus hohe Flexibilität, und ich kann mir jederzeit Auswertungen und Listen ziehen, wenn mir noch wichtige Detailinformationen fehlen", schildert Personalleiterin Claudia Hartkorn. So komme man ohne zusätzlichen programmierungsaufwand an relevante Daten über Abteilungen, Kostenstellen, beschreibt Claudia Hartkorn.
640 Mitarbeiter online
Mit dem Zeus Modul WebServices können die Mitarbeiter der Firma ihr persönliches Arbeitszeitjournal weitgehend selbständig verwalten. Ein großer Teil der insgesamt 640 Mitarbeiter sind an dem Modul WebWorkflow, angebunden und die von Ihnen online gestellten Anträge, etwa für Urlaub oder vergessene Buchungen, können umgehend vom Abteilungsleiter genehmigt werden und müssen nicht mehr den Umweg über die Personalabteilung nehmen. Das verhindert jede Art von Datenduplizität infolge paralleler Listenführung und entlastet die Personalabteilung spürbar. Eine Ausnahme sind hierbei die Monteure, die so gut wie immer beim Kunden sind und deshalb auf keinen eigenen PC zugreifen können. Ihre Montagezeiten werden deshalb von einem zentralen Sekretariat erfasst und ins System eingepflegt. Die verwendete Hardware für die Zeiterfassung und BDE erwiesen sich im Einsatz als zuverlässig und wartungsarm.
Starkes Doppel mit Datev
Die Zeus-Zeiterfassung und Datev-Lohnabrechnung sind bereits in vielen Unternehmen im Einsatz und harmonieren gut miteinander. Ein Blick auf die Referenzen des Unternehmens war den Projektbeteiligten beim Anlagenbauer dann auch sehr wichtig, da man bislang mit der Lohnabrechnungsprogramm sehr unzufrieden gewesen war. Das abgelöste System watete immer wieder mit unangenehmen Überraschungen auf: fehlende Gesetzeskonformität, fehlende Updates, fehlende Hintergrundprogrammierung und damit einhergehend beständige Rechtsunsicherheit, insgesamt ein verheerendes Zeugnis für eine Lohnabrechnungssoftware. Die bekannten Mängel traten mit dem neuen System nicht mehr auf, es erwies sich als qualitätssicher, anwenderfreundlich und zuverlässig. Damit passt die Lösung gut zum Qualitätsanspruch bei Stadler + Schaaf, der auf dem Prinzip des Total Quality Managements (TQM) basiert. "Was mich besonders überzeugt hat, war die hoch professionelle Anwendungsberatung der IVS Projektleiter Reinhard Dubas (BDE) und Holger Depta (Zeitwirtschaft)", fasst Personalleiterin Claudia Hartkorn ihre Erfahrungen mit Beratung und Service zusammen.
Bei der Stadler + Schaaf GmbH geht man weite Wege, um den Kunden ganzheitliche Lösungen rund ums Messen, Regeln und Automatisieren zu bieten. Die eigene Lohnabrechnungssoftware kam mit diesem Anspruch jedoch nicht ganz mit. Dann implementierte der Anlagenbauer das Duo Datev zur Lohnabrechnung sowie die Zeus Zeiterfassung und BDE.
Bild: IVS Zeit+Sicherheit GmbHWas muss eine Zeiterfassung in einem hoch spezialisierten Dienstleistungsunternehmen leisten? Welche Prozesse müssen optimal abgebildet werden, um die Effizienz nachhaltig zu steigern? Bei dem Automatisierungsspezialisten Stadler + Schaaf in Offenbach an der Queich gab es einen klaren Ausgangspunkt für die Beantwortung dieser Fragen: Doppelerfassungen im Bereich Lohnabrechnung auszuschließen war das vorrangige Ziel. Ebenso die Implementierung einer einheitlichen Urlaubsplanung, damit im Büro und auf der Baustelle identische Listen zur Verfügung stehen. Die Frage war weiterhin, welches System am besten zur eingesetzten Lohnabrechnungslösung Datev passte.
Flexible Arbeitszeiten
Wer sich wie Stadler + Schaaf konsequente Kundenorientierung auf die Fahne geschrieben hat, muss jederzeit flexibel sein. "Entscheidend ist für uns immer die Kundenanforderung vor Ort, das heißt was der Kunde wünscht, setzen wir um", schildert Personalleiterin Claudia Hartkorn. So kämen feste Arbeitszeiten ebenso vor wie Gleitzeit, spezielle Servicezeiten oder standortabhängige Arbeitszeiten - neben dem Hauptsitz in Offenbach unterhält die Firma bundesweit eine ganze Reihe von Niederlassungen und Service-Stützpunkten. Es sei auch kein Problem gewesen, die vielen verschiedenen Tages- und Wochenmodelle mithilfe der Zeus Zeiterfassung abzubilden. Die Mitarbeiter haben gleichzeitig die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit auf drei verschiedene Arten zu buchen: entweder über ein Zeiterfassungsterminal mit RFID-Transponder, über die IVS-Telefonzeiterfassung für Mitarbeiter die unterwegs sind, oder aber über den PC mit dem Zeus Modul WebServices.
IVS Zeit+Sicherheit GmbH
Dieser Artikel erschien in IT&Production April 2019 - 08.04.19.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
