Vom Lastenheft bis zur Nachbetreuung
Schritt für Schritt zum ERP-System
Selbst kleinere Betriebe rationalisieren ihre Abläufe immer häufiger mit leistungsfähigen ERP-Lösungen. Die Anforderungen an diese Systeme unterscheiden sich zwar je nach Ausrichtung und Branche teils deutlich. Aber die Maßnahmen, um den Erfolg der Einführung abzusichern, bleiben gleich. Marco Mancuso von der SOU AG schildert, welche das sind.
Bild: SOU AGAm Anfang wohl jeder ERP-Implementierung steht der Wunsch nach einer Optimierung der unternehmensinternen Prozesse in Verbindung mit einem effizienteren Handling. Es geht um eine spürbare Rendite- und Wertsteigerung im und für das Unternehmen, um so langfristig die Wettbewerbsfähigkeit am Markt zukunftsweisend auszubauen. Der künftige Software-Partner sollte zu den eigenen Plänen sowohl bei der Produkt- als auch der Unternehmensstrategie passen. Wichtig ist für jedes Unternehmen, sich mit seinem Implementierungspartner auf Augenhöhe zu begegnen. Ein erfahrener ERP-Spezialist sollte die für die jeweilige Unternehmensgröße typischen Bedürfnisse kennen und über das Praxiswissen verfügen, um funktionale und prozessuale Anforderungen in seine Software zu gießen. In diesem Zusammenhang nimmt auch das persönliche Kennenlernen bei einer ersten Produktpräsentation eine Schlüsselrolle ein.
Bild: SOU AGPflicht, Kür und das Kosten-Nutzen-Verhältnis
Am Anfang der Zusammenarbeit steht ein gemeinsamer Workshop. Ausgehend vom Ist-Zustand werden hier die individuellen Anforderungen des Unternehmens definiert und vom ERP-Partner zu einem Pflichtenheft mit einem Zeitplan zusammengeführt. Die Dauer des kostenpflichtigen Workshops hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab: Sind im künftigen System hauptsächlich standardisierte Prozesse abzubilden wie die Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen usw. - typischerweise ist das bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Startups der Fall -, genügen wenige Manntage. Größere Unternehmen und Konzerne hingegen managen meist in der Breite und Tiefe sehr komplexe Prozesse, die ein umfangreicheres Customizing und damit mehr Aufwand erfordern. Ausgehend von dem 'Komplettpaket ERP' mit allen erdenklichen Prozessen für sämtliche Unternehmensbereiche kann das Software-Haus die jeweils notwendigen Lizenzen wie Module aus seinem eigenen standardisierten Produktportfolio schnüren. Damit ist es möglich, kostenpflichtige Anpassungsprogrammierungen auf ein Minimum zu reduzieren oder ganz zu vermeiden. Doch Achtung: Auch die Offenheit für Neues spielt beim Unternehmen selbst eine große Rolle. Wer sich hier von eingefahrenen, aber verbesserungsfähigen, Prozessen lösen kann, wird von einem Einführungsprojekt von Anfang an wahrscheinlich mehr profitieren. Auf Basis dieser Vorarbeiten wird infolge ein realistisches Angebot erstellt, schließlich ist für jeden Unternehmer eine planbare Investition für sein ERP-Projekt fundamental.
Bild: SOU AGStammdatenpflege angeraten
Im Idealfall implementiert ein Softwareanbieter dem späteren Anwender neben dem Livesystem auch ein Testsystem, das von Anfang an in das Customizing einbezogen wird. Der Implementierungsprozess verläuft dadurch in allen Bereichen meist deutlich effektiver und der Go-Live kann schneller erfolgen. Die Dauer vom Workshop bis zum Go-Live steht auch hier in Abhängigkeit zur Unternehmensgröße, den individuellen Anforderungen sowie des favorisierten Projektmanagements, das nach dem Wasserfallprinzip oder einer agilen Umsetzung erfolgen kann. Während der Implementierung sind zwei Aspekte besonders wichtig: Zum einen ist es die Übernahme sauberer Stammdaten in das neue ERP-System. Denn eine schlechte Datenqualität multipliziert oft intern wie extern alte Probleme in neue Prozesse. Dabei geht es nicht nur um Dubletten, sondern um Aspekte wie Aktualität, Eindeutigkeit, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und viele Gütekriterien mehr. Vor einer Datenmigration ist daher die Bereinigung der Stammdaten ratsam. Der mitunter hohe Aufwand dafür lohnt sich in jedem Fall für jedes Unternehmen.
Nicht an Schulungen sparen
Zum anderen bedeutend sind die Schulungen der Anwender. Es ist und bleibt entscheidend, die User von Beginn an zu motivieren und für die neue Software zu begeistern. Im besten Fall sind sie ohnehin der Lösung gegenüber aufgeschlossen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass so mancher Anwender einer neuen Software skeptisch gegenübersteht. Entweder ist er mit der bisherigen Lösung gut gefahren und sieht selbst keine Notwendigkeit für ein neues ERP-Produkt oder hatte bislang zu viele Probleme und fürchtet, vom Regen in die Traufe zu kommen. Insofern sind Face-to-face-Schulungen gegenüber Web-Casts der bessere Weg, um sich im direkten Miteinander zwischen ERP-Partner und Anwender auszutauschen. Hier wird nochmal die Bedeutung des Testsystems deutlich: Die neuen Prozesse sind im Testsystem bereits implementiert und alle Anwender werden bei der Schulung individuell fokussiert auf ihren zukünftigen Arbeitsbereich mit der neuen Software eingestellt. Das kann Zufriedenheit von Anfang an schaffen und den Übergang beim Go-Live deutlich erleichtern.
Go-Live - und dann?
Nach der Schulung werden die Daten aus dem Testsystem ins Livesystem transportiert. Berater betreuen den wichtigen Go-Live-Schritt in der Regel beim Anwender vor Ort, um auf Fragen aus den Fachabteilungen persönlich reagieren zu können. Nach dem Go-Live ist der Support des ERP-Partners gefragt. Hier zählen Verlässlichkeit und kurze Reaktionszeiten. Zu einer zeitgemäßen Nachbetreuung gehört auch, kontinuierlich zu aktuellen technischen Entwicklungen informiert und beraten zu werden. Zum Beispiel zu Fragen der IT-Infrastruktur oder den neuen gesetzlichen Regularien, was die Erfassung von Arbeitszeiten betrifft.
Selbst kleinere Betriebe rationalisieren ihre Abläufe immer häufiger mit leistungsfähigen ERP-Lösungen. Die Anforderungen an diese Systeme unterscheiden sich zwar je nach Ausrichtung und Branche teils deutlich. Aber die Maßnahmen, um den Erfolg der Einführung abzusichern, bleiben gleich. Marco Mancuso von der SOU AG schildert, welche das sind.
Bild: SOU AGAm Anfang wohl jeder ERP-Implementierung steht der Wunsch nach einer Optimierung der unternehmensinternen Prozesse in Verbindung mit einem effizienteren Handling. Es geht um eine spürbare Rendite- und Wertsteigerung im und für das Unternehmen, um so langfristig die Wettbewerbsfähigkeit am Markt zukunftsweisend auszubauen. Der künftige Software-Partner sollte zu den eigenen Plänen sowohl bei der Produkt- als auch der Unternehmensstrategie passen. Wichtig ist für jedes Unternehmen, sich mit seinem Implementierungspartner auf Augenhöhe zu begegnen. Ein erfahrener ERP-Spezialist sollte die für die jeweilige Unternehmensgröße typischen Bedürfnisse kennen und über das Praxiswissen verfügen, um funktionale und prozessuale Anforderungen in seine Software zu gießen. In diesem Zusammenhang nimmt auch das persönliche Kennenlernen bei einer ersten Produktpräsentation eine Schlüsselrolle ein.
SOU AG
Dieser Artikel erschien in IT&Production 1 (Januar Februar) 2020 - 06.02.20.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
