Ein BI-Tool für 1.200 Anwender
Zentralisiertes Reporting bei ZF Friedrichshafen
Bild: BOARD Deutschland GmbHWie vereinheitlicht man das Reporting einer Matrix-Organisation von sieben Geschäftsbereichen und zahlreichen Querschnittsfunktionen? Einer solchen Herausforderung sah sich das Projektteam der ZF Freidrichshafen AG gegenüber, als der Vorstand beschlossen hatte, ein einheitliches Reporting einzuführen und ein Management Information System (MIS) für das ZF Management aufzusetzen.
Bild: ZF Friedrichshafen AG
- • ein Single Point of Truth (Spot), um die Datenqualität sicherzustellen,
- • einfache Nutzung,
- • einheitliches Layout und einheitlicher Inhalt, um die Vergleichbarkeit herzustellen,
- • Wechsel vom Push- in den Pull-Modus, das heißt die Reports werden nicht mehr per E-Mail versendet, sondern liegen zentral ab und können bei Bedarf abgerufen werden.
Bild: BOARD Deutschland GmbHUmfangreiches Rollenkonzept
Eine weitere Anforderung an das Zielsystem war eine starke und zuverlässige Autorisierung. Dazu musste ein umfangreiches Rollen- und Rechtekonzept umgesetzt werden, um den Zugriff auf die Daten zu steuern. Vertriebsmitarbeiter sollten z.B. nur auf die Daten zugreifen, die die von ihnen betreuten Kunden betreffen. Das Team bei ZF nutzte die erste Konzeptphase des Projektes, die etwa ein Jahr dauerte, um die Kennzahlen zu definieren, die im Report abgebildet werden sollten. Außerdem wurde ein Styleguide für die Reports und Dashboards erstellt. Dabei kombinierten sie den International Business Communication Standard (IBCS) mit dem Corporate Design des Unternehmens, um in Zukunft ein einheitliches Erscheinungsbild zu erreichen.
Keine Out-of-the-Box-Lösung
Etwa 60 BI-Tools wurden angeschaut und bewertet. Am Ende fiel die Wahl auf Board. Der Proof of Concept (PoC) des schweizer Software-Herstellers überzeugte das ZF-Team ebenso wie die enge Zusammenarbeit mit dem Board-Team. Dieses sorgte dafür, dass es auch Lösungen für die Anforderungen gab, die nicht 'Out-of-the-Box' zu realisieren waren. Beispielsweise wurde ein Corporate-Identity-Designer entwickelt, der die Umsetzung von Design-Anforderungen an das Reporting-System erleichtert.
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Bild: BOARD Deutschland GmbHAgiler Prozess
Die Umstellung auf das neue Reporting System erfolgte in einem agilen Prozess. Nicht alle Geschäftsbereiche und Querschnittsfunktionen wurden gleichzeitig umgestellt. So konnten weitere Anforderungen aus der Praxis immer wieder in das Projekt einfließen. Dadurch ergab sich die Anforderung, Zahlen und Kommentare auf einer Seite im Dashboard zu kombinieren. Auf diese Weise können die Experten die Zahlen für alle sichtbar kommentieren oder komplette Office-Dateien hinzufügen, um den Kontext zu verdeutlichen. Das macht das Reporting noch einfacher und aussagekräftiger.
Bild: BOARD Deutschland GmbHEinheitlicher Datenbestand
Die für das Reporting benötigten Daten werden durch einen Konnektor aus dem Business Warehouse des SAP-Systems in die Board-Datenbank geladen. In den Planungsapplikationen (Operational Planning & Strategic Planning) von Board werden darüber hinaus Daten in das SAP BW zurückgespielt. ZF hat sich dazu entschlossen, Daten in die SAP-Software zurückzuschreiben, um damit einen gesamthaften, einheitlichen Datenstand zu schaffen.
Bild: BOARD Deutschland GmbHStorytelling-Ansatz
Insgesamt greifen weltweit etwa 1200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das BI-Tool und die Daten zu, inklusive des gesamten Managements. Dabei ist die einfache Nutzung für die Reporting-Lösung wichtig. Zur Akzeptanz des Systems trägt auch der Storytelling-Ansatz bei, den Board für das Reporting-System entwickelt hat. Über vordefinierte Stories lassen sich die Daten verständlich präsentieren. Zur Auswertung und Präsentation der Daten gibt es derzeit folgende Anwendungen: Managed Information System (MIS), Strategic Planning, Operational Planning, IFRS & HGB Notes (Financial Statement), Commentary (Liquidity), Tax (Tax Reporting) und Profit Walk (Operative & Monthly Closing).
Online verfügbar
Das System erlaubt es, die Reports auf einem Tablet oder einem Rechner statt auf Papier anzuschauen und auszuwerten. Aus dem vormaligen Push-Prozess, bei dem die Bereiche ihre Reports per E-Mail versendeten, ist ein Pull-Prozess geworden, bei dem die Verantwortlichen jederzeit auf die zentral vorgehaltenen Daten zugreifen können. Die Vereinheitlichung von Layout und Inhalten führt dazu, dass Daten schneller und einfacher vergleichbar sind.
Angepasste Darstellung
Das System kann sich an die Nachfrage im Unternehmen anpassen. Mittels eines Statistik-Tools wird die Nutzung der Screens ausgewertet. Nicht genutzte Screens können dadurch entfernt, viel genutzte Screens prominenter dargestellt werden. Die Drill-Down-Möglichkeiten erlauben es dem Management, ausgehend von den dargestellten KPIs, in die Details zu gehen. Passende Kommentare unterstützen die Entscheidungsfindung. Die Navigation beim Drill-Down ändert sich, je nachdem welche Daten verfügbar sind.
Bild: BOARD Deutschland GmbHWie vereinheitlicht man das Reporting einer Matrix-Organisation von sieben Geschäftsbereichen und zahlreichen Querschnittsfunktionen? Einer solchen Herausforderung sah sich das Projektteam der ZF Freidrichshafen AG gegenüber, als der Vorstand beschlossen hatte, ein einheitliches Reporting einzuführen und ein Management Information System (MIS) für das ZF Management aufzusetzen.Bild: ZF Friedrichshafen AG
- • ein Single Point of Truth (Spot), um die Datenqualität sicherzustellen,
- • einfache Nutzung,
- • einheitliches Layout und einheitlicher Inhalt, um die Vergleichbarkeit herzustellen,
- • Wechsel vom Push- in den Pull-Modus, das heißt die Reports werden nicht mehr per E-Mail versendet, sondern liegen zentral ab und können bei Bedarf abgerufen werden.
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Dieser Artikel erschien in IT&Production 3 (April) 2020 - 07.04.20.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
