ELO Rollout bei Bekuplast
Zentrale Drehscheibe für Daten und Dokumente
Die Bekuplast-Unternehmensgruppe produziert Mehrweg-Transportverpackungen aus Kunststoff. Seit 2019 dient ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) von ELO als Grundlage, zentrale Geschäftsprozesse zu automatisieren und mit den IT-Systemen zu verzahnen.
Bekuplast wurde 1985 gegründet und beschäftigt mehr als 500 Mitarbeiter am Stammsitz im niedersächsischen Ringe sowie an verschiedenen Produktionsstätten in Deutschland, den Niederlanden und Polen. Das Unternehmen hat sich auf die Herstellung von Behältern und Verpackungen aus Kunststoff spezialisiert. Dabei wird Wert auf umweltschonende und recycelbare Produkte gelegt. Für eine Produktlinie erhielt die Firma für ihre Bemühungen das Umweltsiegel Der Blaue Engel. Unternehmen sind vor allem mit einer zukunftsorientierten Innovationsstrategie erfolgreich. Mit diesem Ansatz ist Bekuplast zu einem Global Player in seiner Branche geworden.
Digitale Archive statt Papier
Um in Sachen Digitalisierung zukunftsfähig zu sein, wollte die Geschäftsleitung analoge Prozesse und physische Archive für die Datenhaltung ablösen. "Also machten wir uns im Jahr 2016 auf die Suche nach einer Lösung, mit Hilfe derer wir sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente digitalisieren und Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung automatisieren konnten", sagt Maik Westenberg, CIO/IT-Manager bei der Bekuplast GmbH. "Als Ziel hatten wir mehr Transparenz, eine schnellere Vorgangsbearbeitung und damit mehr Zeit für das Kerngeschäft im Blick." Mit der ELO ECM Suite von ELO Digital Office fand Bekuplast nach einer weitreichenden Marktanalyse die passende Software. Für die Umsetzung des Projekts hatten sich die Verantwortlichen an den ELO Partner Sievers-Group gewandt.
Repository in sechs Monaten
In sechs Monaten implementierten die IT-Dienstleister aus Osnabrück ein zentrales Repository für die kaufmännischen Belege und sonstige Dokumente. Zudem wurde die Enterprise-Content-Management-Software (ECM) über die Middleware ELO Business Logic Provider (BLP) mit dem Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System Microsoft Dynamics AX verzahnt. Jetzt lassen sich eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten. "Bis dato hatten die Mitarbeiter geschäftsrelevante Dokumente entweder analog in Aktenordnern abgelegt oder digital auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Festplatten gespeichert", sagt Westenberg. "Nun sorgt die ECM-Suite für deren elektronische Erfassung und automatische Archivierung." Besonders nützlich ist die Suchfunktion der Lösung namens ELO iSearch, auf die rund 120 ECM-Anwender zugreifen.
Nahtlos integrieren
Bereits seit 2009 nutzt der Kunststoff-Fertiger Microsoft Dynamics AX zur Abwicklung seiner kaufmännischen Prozesse. Über ELO BLP ließ sich das ERP-System vergleichsweise einfach mit der ECM-Software verzahnen. Seither werden alle in Dynamics AX generierten Ausgangsbelege wie Transportanfragen, Angebote und Auftragsbestätigungen automatisch im PDF-Format archiviert. Die Middleware übernimmt dabei zum einen die Verschlagwortung der Dokumente. Zum anderen definiert sie Regeln, damit die ERP-Belege an der richtigen Stelle im ECM-Archiv abgelegt werden. Archivstrukturen, die zum Zeitpunkt der Ablage noch nicht vorhanden sind, werden automatisch über die Integrationsplattform aufgebaut.
Schwache KI, starke Wirkung
Auf dem Postweg eingehende Rechnungen werden eingescannt und mit dem Klassifizierungsmodul DocXtractor automatisch analysiert. Unter Anwendung von KI-Technologie liest das Modul die auf dem Rechnungsbeleg vorhandenen Informationen aus und gleicht sie mit den ERP-Daten ab. Nach dem Abgleich wird die Rechnung dem jeweiligen Freigabeprozess zugeführt. "Zudem haben wir gemeinsam mit Sievers mehrere unterschiedliche Freigabeszenarien auf Basis des im ECM-System integrierten Workflows digital modelliert. Das Resultat lässt sich in Form effizienter Prozesse und mehr Transparenz in der Rechnungsverarbeitung sehen", freut sich der CIO.
Abläufe ohne Reibung
Seit der Einführung der ECM-Suite verzeichnet Bekuplast Kosteneinsparungen und eine höhere Effizienz im kaufmännischen Bereich. Die digitalisierten Prozesse haben sich bewährt. "Dank der Prozessautomatisierung konnten wir nicht nur die Rechnungsprüfung deutlich beschleunigen, auch die Transparenz und Rechtssicherheit bei der Ablage geschäftsrelevanter Dokumente ist damit gewährleistet", erläutert Westenberg. Die Software ist in kurzer Zeit zentral für die Datenhaltung geworden. Fachabteilungen können nun deutlich einfacher kommunizieren und kooperieren. Bekuplast addressierte auch die Frage der Datensicherheit: Um Missbrauch mit den gespeicherten Daten vorzubeugen und unberechtigten Zugang zu verhindern, lassen sich Daten während ihrer Ablage verschlüsseln. Außerdem bringt die ECM-Suite ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept im Standard mit.
Die Bekuplast-Unternehmensgruppe produziert Mehrweg-Transportverpackungen aus Kunststoff. Seit 2019 dient ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) von ELO als Grundlage, zentrale Geschäftsprozesse zu automatisieren und mit den IT-Systemen zu verzahnen.
Bekuplast wurde 1985 gegründet und beschäftigt mehr als 500 Mitarbeiter am Stammsitz im niedersächsischen Ringe sowie an verschiedenen Produktionsstätten in Deutschland, den Niederlanden und Polen. Das Unternehmen hat sich auf die Herstellung von Behältern und Verpackungen aus Kunststoff spezialisiert. Dabei wird Wert auf umweltschonende und recycelbare Produkte gelegt. Für eine Produktlinie erhielt die Firma für ihre Bemühungen das Umweltsiegel Der Blaue Engel. Unternehmen sind vor allem mit einer zukunftsorientierten Innovationsstrategie erfolgreich. Mit diesem Ansatz ist Bekuplast zu einem Global Player in seiner Branche geworden.
ELO Digital Office GmbH
Dieser Artikel erschien in IT&Production 4 (Mai) 2020 - 12.05.20.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com