Prozessoptimierungen
Schwachstellen nicht-digitalisierter Messdienstleister
KMUs prägen die Branche der Messdienstleister. Sie haben den Vorteil, dass sie meist schlankere Verwaltungsstrukturen haben als große Konzerne. Auf der anderen Seite scheuen sie Investitionen in die Digitalisierung ihrer Prozesse. Denn neue Softwarelösungen oder der Kauf von fernauslesbaren Geräten ? etwa für Automated Meter Reading ? fordern zunächst Investitionen. Die Effekte werden aber erst mittelfristig sichtbar. Die Folge: Papier ist in fast allen Bereichen das Kommunikationsmittel Nummer Eins. Schließlich kostet ein Karton mit hunderten Blatt Papier nur ein paar Euro und Unternehmen müssen Mitarbeitende nicht extra schulen. Und bei den Messgeräten sind häufig noch Walk-by-Lösungen der Standard anstatt einer komplett digitalen Zählerfernauslesung.
Bild: Qundis GmbHEine Politik der zurückhaltenden Digitalisierung mindert die Produktivität und lähmt die Prozesse vom Auftragseingang bis zur -abwicklung. Außerdem macht die novellierte EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED) die Umstellung auf fernauslesbare Technik in verschiedenen Stufen zur Pflicht. Mirko Helbig, Koordinator Regionalvertrieb D-A-CH bei Qundis beschreibt, wo die aktuell größten Schwachstellen liegen und wie Unternehmen der Branche ihre Prozesse digitalisieren und wirtschaftlicher gestalten können.
Prozess der Auftragsabwicklung
In vielen Betrieben im Bereich der Messdienstleistungen sieht der nicht-digitalisierte Prozess der Auftragsabwicklung so aus: Der Kunde ruft an, der Auftrag wird im System erfasst und ausgedruckt. Der Monteur geht in das Büro, nimmt das Blatt Papier aus seinem Postkasten und schreibt vor Ort alles mit Kugelschreiber auf. Das Ganze geht dann oft per Post wieder an den Innendienst, der die Daten vom Papier ins System überträgt. Dass dieser Prozess zu aufwendig und ineffizient ist, sollte schnell klar sein. Dennoch ist es oft gelebte Praxis und Alltag in vielen KMUs der Branche. Dabei könnte es mit moderner Technologie wesentlich einfacher sein. Dann sähe das Ganze so aus: Der Innendienst legt den Auftrag in einer Verwaltungssoftware wie z.B. der Smart Administration Software (Q SAM) von Qundis ab. Dank fernauslesbarer Geräte können die Daten monatlich aus dem Büro erfasst werden. So können sich die Monteure auf ihr Kerngeschäft fokussieren: die Installation und Inbetriebnahme von Messgeräten und Auslesetechnik. Solche Aufträge würde die Software automatisiert einem Monteur und einer Tour zuweisen. Dieser hat sein Tablet dabei, das sich alle 15 Minuten aktualisiert. Er muss dazu nicht zur Zentrale fahren und sein Postfach prüfen. Fahrzeiten für die Abholung von Auftragsunterlagen, Postversand und Papierverwaltung entfallen komplett.
Qualität der Daten
Die manuelle Erfassung der Daten auf Papier verlangsamt nicht nur den Prozess an sich. Es macht den Ablauf auch anfälliger für Fehler. Ein durchschnittlicher Monteur hat im Schnitt circa 80 Heizkörper, deren Daten er pro Tag erfasst. Dabei können natürlich Fehler auftreten. Denn zunächst gelangt das Papier in den Innendienst, der die Daten überträgt – wieder eine Fehlerquelle, schließlich ist nicht jede Handschrift klar und sauber und auch beim Übertragen an sich können sich Fehler einschleichen. Stimmt etwas nicht, wird das aber meist erst dann deutlich, wenn die Richtigkeit von externen Dienstleistern geprüft wird. Und dann beginnt die Fehlersuche. Eine Digitalisierung der Datenerfassung kann die Fehler nicht auf null reduzieren, aber sie kann die Fehlerquellen minimieren und die Zeit, bis der Fehler erkannt wird, reduzieren. Von der App würden die Daten direkt in das System gelangen, das bereits erste Fehler erkennen kann.
Bild: Qundis GmbHUngleichmäßige Auslastung
Durch eine ausgebliebende Digitalisierung bündelt sich bei vielen Messdienstleistern die große Last auf rund fünf Monate im Jahr. Meist fallen die einmal jährlich stattfindenden Zählerstanderfassungen auf den Januar oder Februar. Dann herrscht Hochbetrieb. Bei tausenden Geräten in der Betreuung müssen hier nun die Daten erfasst und übertragen werden, damit die Mieter rechtzeitig ihre Abrechnungen erhalten. Der Stress verstärkt sich, weil zu diesem Zeitpunkt dann erstmals bestehende Gerätemängel festgestellt und behoben werden müssen. Mit klug eingerichteten Gateways und Geräten, die aus der Ferne ausgelesen werden können, ist es allerdings möglich, die Daten monatlich zu erfassen und auszuwerten. Das heißt: Eine Verbrauchserfassung und -abrechnung ist ganzjährlich möglich. Eventuelle Probleme können also bereits im Mai oder Juni erkannt und behoben werden. Eine Digitalisierung kann zwar auch Fehler nicht zu 100 Prozent eliminieren, sorgt aber dafür, dass die Auslastung besser verteilt ist.
Fachkräftemangel & EED
Auch Messdienstleister sind vom Fachkräftemangel betroffen. Es wird schwieriger, das passende Personal für die Aufträge zu finden oder geeignete Nachwuchskräfte aufzubauen und dauerhaft zu binden. Die novellierte EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED) erhöht dazu noch den Handlungsdruck. Unweigerlich erfordert die EED eine Neustrukturierung des Marktes. Mittelständische Messdienstleister werden wegen ihrer direkten Kundennähe wachsen und dabei ihre Konkurrenzfähigkeit gegenüber den Großunternehmen ausbauen müssen. Doch wenn das bisherige Personal in den Ruhestand geht und es kaum Nachfolger gibt, was kann ein Unternehmen tun? Die Antwort liegt in einer Optimierung und Digitalisierung der bestehenden Prozesse. Die zentrale Frage lautet: Wie schaffe ich es, mein Unternehmen in die Lage zu versetzen, dass es mehr Bestand ohne Mehraufwand betreuen kann? Ein von Qundis mit Geräten ausgestatteter Messdienstleister ist ein Einzelunternehmen und betreut laut Hersteller rund 2.000 Wohnungseinheiten, alle über Gateways verbunden. Gerade Unternehmen, die über Fachkräftemangel klagen, sollten also über ihre Investitionen in neue Softwarelösungen und fernauslesbare Geräte nachdenken.
Walk-by: Etablierter Standard mit Nachteilen
Bei den Messdiensten hält sich nach wie vor Walk-by als Standard bei der Ablesung von Verbrauchswerten. Dabei muss der Ablesedienst nicht die Wohnung oder das Büro betreten, sondern empfängt die Daten außerhalb des Gebäudes oder in dem Bereich, der öffentlich zugänglich ist. Möglich ist das, weil ein mobiler Datenempfänger die Verbrauchswerte von den Messgeräten erhalten hat, die dann an ein mobiles Endgerät übertragen werden. Das Verfahren Walk-by hat allerdings seine Nachteile. Dazu gehört u.a., dass es nicht die optimale technische Lösung ist, um die gesetzlichen Anforderungen aus der EED umzusetzen. Die Walk-by-Lösung kann zwar EED-konform gestaltet werden, allerdings wären die Aufwände und Kosten dann hoch. Dass eine komplette Umstellung auf eine Fernauslesung zu teuer ist, ist hingegen häufig mehr ein Bauchgefühl als eine Tatsache. Das unterstreicht eine Prozessanalyse mit zwei Beispielkunden, die Qundis durchgeführt hat: Inklusive Kilometerpauschale, Zeit für Datenaustausch zwischen den Geräten und Lohnkosten (neue Bundesländer). Das Unternehmen kam dabei auf 35 bis 55€ pro Wohngebäude. Dieser Aufwand lässt sich reduzieren, wenn ein Unternehmen komplett auf Zählerfernauslesung umstellt.
Fazit
Auch wenn die EED zwar ein zügiges Umstellen auf fernauslesbare Technik erfordert, agieren viele KMUs im Bereich der Messdienstleistungen noch sehr zögerlich. Zu teuer und komplex erscheint vielen die Aufgabe. Bei genauerer Betrachtung können sich die Kosten mittelfristig amortisieren und zu einer Produktivitätssteigerung führen. Unternehmen der Branche müssen handeln, um den Anschluss nicht zu verlieren. Wer aus eigenem Antrieb mit der Umstellung der Geräte und Digitalisierung überfordert ist, sollte deshalb auf externe Beratung setzen und gemeinsam die Prozesse analysieren und die Kosten des Umstiegs mit denen des Status Quo gegenrechnen.
Autor: Mirko Helbig, Koordinator Regionalvertrieb D-A-CH, Qundis GmbH, www.qundis.de
KMUs prägen die Branche der Messdienstleister. Sie haben den Vorteil, dass sie meist schlankere Verwaltungsstrukturen haben als große Konzerne. Auf der anderen Seite scheuen sie Investitionen in die Digitalisierung ihrer Prozesse. Denn neue Softwarelösungen oder der Kauf von fernauslesbaren Geräten ? etwa für Automated Meter Reading ? fordern zunächst Investitionen. Die Effekte werden aber erst mittelfristig sichtbar. Die Folge: Papier ist in fast allen Bereichen das Kommunikationsmittel Nummer Eins. Schließlich kostet ein Karton mit hunderten Blatt Papier nur ein paar Euro und Unternehmen müssen Mitarbeitende nicht extra schulen. Und bei den Messgeräten sind häufig noch Walk-by-Lösungen der Standard anstatt einer komplett digitalen Zählerfernauslesung.
Bild: Qundis GmbHEine Politik der zurückhaltenden Digitalisierung mindert die Produktivität und lähmt die Prozesse vom Auftragseingang bis zur -abwicklung. Außerdem macht die novellierte EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED) die Umstellung auf fernauslesbare Technik in verschiedenen Stufen zur Pflicht. Mirko Helbig, Koordinator Regionalvertrieb D-A-CH bei Qundis beschreibt, wo die aktuell größten Schwachstellen liegen und wie Unternehmen der Branche ihre Prozesse digitalisieren und wirtschaftlicher gestalten können.
Prozess der Auftragsabwicklung
In vielen Betrieben im Bereich der Messdienstleistungen sieht der nicht-digitalisierte Prozess der Auftragsabwicklung so aus: Der Kunde ruft an, der Auftrag wird im System erfasst und ausgedruckt. Der Monteur geht in das Büro, nimmt das Blatt Papier aus seinem Postkasten und schreibt vor Ort alles mit Kugelschreiber auf. Das Ganze geht dann oft per Post wieder an den Innendienst, der die Daten vom Papier ins System überträgt. Dass dieser Prozess zu aufwendig und ineffizient ist, sollte schnell klar sein. Dennoch ist es oft gelebte Praxis und Alltag in vielen KMUs der Branche. Dabei könnte es mit moderner Technologie wesentlich einfacher sein. Dann sähe das Ganze so aus: Der Innendienst legt den Auftrag in einer Verwaltungssoftware wie z.B. der Smart Administration Software (Q SAM) von Qundis ab. Dank fernauslesbarer Geräte können die Daten monatlich aus dem Büro erfasst werden. So können sich die Monteure auf ihr Kerngeschäft fokussieren: die Installation und Inbetriebnahme von Messgeräten und Auslesetechnik. Solche Aufträge würde die Software automatisiert einem Monteur und einer Tour zuweisen. Dieser hat sein Tablet dabei, das sich alle 15 Minuten aktualisiert. Er muss dazu nicht zur Zentrale fahren und sein Postfach prüfen. Fahrzeiten für die Abholung von Auftragsunterlagen, Postversand und Papierverwaltung entfallen komplett.
QUNDIS GmbH
Dieser Artikel erschien in www.gebaeudedigital.de 10 2021 - 01.10.21.Für weitere Artikel besuchen Sie www.gebaeudedigital.de
