Leistungsabfall bei Business-Software
Wenn ERP-Systeme bremsen
Never change a running system, heißt es. Selbst wenn das ERP-System immer unrunder läuft, holpert und ruckelt? Wenn zu viele Anzeichen einer Überalterung die Nutzung bremsen, muss auch ein lauffähiges System einmal getauscht werden.
Bild: proALPHA Business
Solutions GmbHDie Symptome der Leistungsverfalls bei einer geschäftskritischen Anwendung lassen sich schwer messen, denn der Abstieg vollzieht sich schleichend. Im Fall eines ERP-Systems gibt es jedoch klare Indikatoren, dass es die Anforderungen des Geschäftsbetriebs nicht mehr erfüllt. Die Antworten auf ein paar einfache Fragen vermitteln Firmen schon ein recht zielgenaues Bild von der der Leistungsfähigkeit ihres Systems.
Werden Daten manuell übertragen?
Prozessschritte, bei denen Daten auf einem Papierbeleg oder Ausdruck in eine andere Software eingetippt werden, gibt es immer noch zuhauf. Typische Beispiele hierfür finden sich im Wareneingang, bei Rückmeldungen aus der Produktion, beim Erstellen von Versandlabels und im Management von Adressen, Teilestämmen oder Kostenstellen. Diese Medienbrüche verlangsamen Prozesszeiten und sorgen für Verwirrung oder Fehler.
Gibt es in den Prozessen häufig Rückfragen an der gleichen Stelle?
Wenn der Einkauf regelmäßig auf Antworten aus der Konstruktion wartet oder der Vertrieb ständig nachfragen muss, wann ein bestimmtes Produkt geliefert werden kann, heißt es aufpassen. Häufige Rückfragen sind ein Indiz, dass die Mitarbeiter die nötigen Informationen aus den Systemen nicht oder nur unter hohem Aufwand abrufen können.
Bild: proALPHA Business Solutions GmbHWie viel wird per Fax, Brief, E-Mail und Telefon kommuniziert?
Entlang einer digitalisierten Supply Chain fließen Daten nahtlos zwischen involvierten IT-Systemen. Setzen Firmen hier auf viel Handarbeit, riskieren sie einen Anstieg der Prozesskosten.
Laufen ERP-Masken auf mobilen Geräten?
Nach einer Umfrage von Trovarit lag das durchschnittliche Alter einer ERP-Installation 2020 bei 11,3 Jahren. Setzt ein Unternehmen ein älteres System oder Release ein, sieht es mit dem Einsatz mobiler Endgeräte eher mau aus. Hier verspielen Unternehmen Potenzial, und das nicht nur im Vertrieb oder Service, sondern auch in Sachen Arbeitgeberattraktivität - Stichwort Homeoffice.
Erhalten die Verantwortlichen benötigte Berichte?
Manche Systeme speichern zwar sehr viele Daten, bieten aber kaum Analysemöglichkeiten. Aktuelle ERP-Systeme bieten häufig umfassende und flexible Reporting- und Business-Intelligence-Optionen.
Unterstützt das ERP-System die aktuellen Abläufe?
In der Vergangenheit wurde Unternehmenssoftware mit Mühe und hohen Kosten auf die damaligen Bedürfnisse zugeschnitten. Inzwischen haben sich die Anforderungen meistens weiterentwickelt. Und das ERP-System? Wenn sich das aktuelle Release wegen mangelnder Funktionalität nicht anpassen lässt oder die Kosten dafür einer Neueinführung gleichkommen, ist das mehr als ein Alarmzeichen, aktiv zu werden.
Anpassungen in Eigenregie?
Agilität in den Prozessen ist heute eine Voraussetzung, um mit dem Wandel Schritt zu halten. Da braucht es manchmal gar nicht viel: ein neues Feld hier, eine Änderung im Workflow dort, eine zusätzliche Maske für die Betriebsdatenerfassung. Ein ERP-Anbieter sollte diese Eigenflexibilität unbedingt bieten. Denn die Pandemie hat insbesondere vermittelt, dass sich Anforderungen, von Kunden oder Behörden, schneller ändern können, als in Zeiten der Ruhe gedacht. Auf die Verfügbarkeit eines Beraters wollen Firmen jedenfalls nicht warten müssen.
Kann das Unternehmen international mithalten?
International agierende Unternehmen müssen nicht nur technisch vorne mitspielen. Sie müssen ihre Organisation auch über mehrere Länder und Kontinente verwalten und regionale Standortvorteile nutzen können. Wenn hier die Anforderungen und das Ist-System zu weit klaffen, ist Handlungsbedarf meistens gegeben.
Wie fit ist die ERP-Lösung für neue Geschäftsmodelle?
Ob das ERP-System einer Firma zukunftsfähig ist, können sie oft bereits aus den Marktentwicklungen und Aktivitäten ihrer Mitbewerber ableiten. Wenn Firmen strategische Pläne rund um Web-Portale für Kunden und E-Commerce entwickeln, darf das ERP-System kein Bremsklotz sein. Vielmehr sollten die Geschäftssysteme in die strategischen Erwägungen einfließen.
Bleibt der ERP-Anbieter technisch am Ball?
Auch wenn Unternehmen heute noch nicht viel mit Sensorik, verteilten Datenbanken oder selbstlernenden Algorithmen am Hut haben - in ein oder zwei Jahren kann das schon ganz anders aussehen. Zeitlich ein klarer Vorteil, wenn ERP-Systeme nicht erst technisch aufgerüstet werden müssen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Deshalb sollten Anwender im Blick halten, ob ihr Anbieter sein System kontinuierlich weiterentwickelt.
Booster für das Geschäft
Viele Unternehmen stehen noch vor der Ablöse ihrer ERP-Systeme, die seinerzeit technologisch in Ordnung waren, aber mit den aktuellen Marktanforderungen kaum noch mithalten. Aber nur so funktionieren diese Anwendungen als Booster der Geschäftsentwicklung.
Never change a running system, heißt es. Selbst wenn das ERP-System immer unrunder läuft, holpert und ruckelt? Wenn zu viele Anzeichen einer Überalterung die Nutzung bremsen, muss auch ein lauffähiges System einmal getauscht werden.
Bild: proALPHA Business
Solutions GmbHDie Symptome der Leistungsverfalls bei einer geschäftskritischen Anwendung lassen sich schwer messen, denn der Abstieg vollzieht sich schleichend. Im Fall eines ERP-Systems gibt es jedoch klare Indikatoren, dass es die Anforderungen des Geschäftsbetriebs nicht mehr erfüllt. Die Antworten auf ein paar einfache Fragen vermitteln Firmen schon ein recht zielgenaues Bild von der der Leistungsfähigkeit ihres Systems.
Werden Daten manuell übertragen?
Prozessschritte, bei denen Daten auf einem Papierbeleg oder Ausdruck in eine andere Software eingetippt werden, gibt es immer noch zuhauf. Typische Beispiele hierfür finden sich im Wareneingang, bei Rückmeldungen aus der Produktion, beim Erstellen von Versandlabels und im Management von Adressen, Teilestämmen oder Kostenstellen. Diese Medienbrüche verlangsamen Prozesszeiten und sorgen für Verwirrung oder Fehler.
Gibt es in den Prozessen häufig Rückfragen an der gleichen Stelle?
Wenn der Einkauf regelmäßig auf Antworten aus der Konstruktion wartet oder der Vertrieb ständig nachfragen muss, wann ein bestimmtes Produkt geliefert werden kann, heißt es aufpassen. Häufige Rückfragen sind ein Indiz, dass die Mitarbeiter die nötigen Informationen aus den Systemen nicht oder nur unter hohem Aufwand abrufen können.
proALPHA Business Solutions GmbH
Dieser Artikel erschien in ERP CRM WK 2021 - 14.12.21.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
