CRM-, ERP- und CPQ-Software integrieren
Effizienter Vertrieb variantenreicher Produkte
Um ihre Vertriebschancen zu erhöhen, setzen laut einer VDMA-Studie schon heute knapp 80 Prozent der Hersteller komplexer und variantenreicher Produkte auf ein CRM-System. Erst die Hälfte davon nutzt eine Configure Price Quote-Lösung, um Produkte individuell zu konfigurieren, den Preis zu kalkulieren und Angebotsdokumente zu generieren. Dabei lohnt sich das sehr schnell.
Bild: itmX GmbHDas Angebotsmanagement nimmt im Verkaufsprozess eine wichtige Rolle ein, denn bereits hier zeigt sich, wie professionell ein Unternehmen arbeitet. Je kompetenter das Angebot und der Prozess darum herum, umso höher dürften die Chancen auf den Abschluss stehen. Es gibt heute schon eine Vielzahl an digitalen Werkzeugen, die die Angebotserstellung unterstützen. Allen voran hilft ein CRM-System, denn hier fließen alle Informationen rund um den Kunden zusammen. Seien es der Name des Kunden, die Anschrift, die Ansprechpartner samt E-Mail-Adresse oder das geschätzte Umsatzpotential - alle Daten, die entlang der Customer Journey entstehen, werden im CRM gepflegt, sodass jederzeit alle Daten zum Kunden abgerufen werden können. Kommt es nun zu einem Angebot, kann aus der offenen Verkaufschance im CRM-System mit wenigen Klicks ein Angebot erstellt werden. Das versprechen jedenfalls viele CRM-Anbieter. In der Praxis ist dieses Vorgehen allerdings oft nur für Unternehmen umsetzbar, die diskrete Artikel verkaufen. Für Hersteller von komplexen und variantenreichen Produkten, die individuell auf den Kundenbedarf hin konfiguriert werden müssen, lässt sich die Angebotserstellung direkt aus dem CRM-System heraus nur schlecht umsetzen. Das CRM-System unterstützt zwar, im Vertriebsprozess den Überblick über die Kommunikation zu behalten. Doch für kundenspezifische Ausprägungen der Produkte und um diese dann in digitaler Form in den Produktionsprozess einfließen lassen zu können, kommen CPQ-Systeme zum Einsatz.
Bild: itmX GmbHUm bis zu 50 Prozent schneller
Eine CPQ-Software unterstützt Mitarbeitende im Vertrieb beim kompletten Angebotsprozess. CPQ steht dabei für Configure (Produktkonfiguration), Price (Preiskalkulation) und Quote (Angebotserstellung). Beginnend bei der Produktkonfiguration über die Preisfindung bis hin zur automatisierten Dokumentenerstellung samt Visualisierung - Vertriebsmitarbeitende werden bei der gesamten Angebotserstellung basierend auf den individuellen Kundenanforderungen unterstützt. Mit CPQ-Systemen lassen sich bedarfsgerechte Produktlösungen in unterschiedlichen Detaillierungsgraden entsprechend den Phasen der Customer Journey zur Verfügung stellen. Dennoch setzen aktuell weniger als die Hälfte aller Maschinen- und Anlagenbauer ein CPQ-System ein. Die Angebotserstellung erfolgt oft noch auf Basis von Word oder Excel, was fehleranfällig, unübersichtlich und aufwendig in der Pflege ist. Außerdem geht viel Zeit verloren, bis die Angebote, die oft auch noch einige Revisionen durchlaufen, erstellt sind. Dabei ist der Zeitfaktor ein wichtiges Entscheidungskriterium. Die Käufer sind es mittlerweile gewohnt, sich eigenständig über Produkte und Lösungen zu informieren und Bestellungen weitgehend selbst aufzugeben. Falls das nicht möglich ist, erwarten sie dennoch ein Angebot innerhalb weniger Tage zu erhalten.
Längere Entscheidungswege
Um das Angebotswesen über ein gewisses Maß hinaus zu beschleunigen, müssen die eingebundenen IT-Systeme des Hersteller vernetzt sein. Gerade beim Vertrieb komplexer und variantenreicher B2B-Produkte wie Maschinen wird die Kaufentscheidung oft von mehreren Personen - häufig im Rahmen eines Buying-Centers - und über einen längeren Entscheidungszeitraum getroffen. Um im Vertriebsprozess den Überblick zu behalten, ist eine konsequente und strukturierte Dokumentation der ausgetauschten Informationen auf Kontaktebene im CRM-System eine wichtige Voraussetzung. Gleichermaßen kommt dem ERP-System dahinter für die Stammdaten, Preislisten sowie die kaufmännische und logistische Auftragsabwicklung eine tragende Rolle zu.
Digital-gestützte Prozesskette
Oft wird im Vertriebsprozess nach Übergabe des Leads aus dem Marketing an den Vertrieb eine Verkaufschance im CRM-System angelegt. Kommt es zum Angebot, wird gleich ein sogenanntes Rumpfangebot erstellt. Dieses besteht aus den wesentlichen Informationen, die im CRM- und ERP-System gespeichert sind, etwa Kontaktinformationen sowie hinterlegte Konditionen. Diese Kopfinformationen werden dann an das CPQ-System weitergegeben. Idealerweise ist das eingesetzte CPQ-System direkt in das CRM-System eingebunden, sodass hier nicht zwischen verschiedenen Eingabemasken gewechselt werden muss. Im CPQ-System werden dann die Angebotsspezifikationen - mittels Produktselektor oder per Guided Selling - ausgearbeitet. Ist das angebotene Produkt nun vollständig konfiguriert, wird das Angebot samt Spezifikationen wie Sonderkonditionen erstellt und wieder ans CRM-System zurückgespielt. Freigabeworkflows, etwa ob Preisreduktionen gelten, werden nun in der CRM-Software angestoßen und dem Verantwortlichen zur Freigabe übergeben. Der Hinweis auf ein vorliegendes Angebot kann konfiguriert werden. Beispielsweise kann die Information nur im CRM-System angezeigt werden, es können aber auch E-Mails oder Microsoft Teams-Nachrichten automatisiert verschickt werden.
Aus 'offen' wird 'gewonnen'
Die CRM-Software zeigt dem Vertriebsmitarbeitenden alle Informationen zu einem Kunden an. Dazu gehört nun das Angebotsdokument inklusive Freigabestatus. Ist das Angebot abgesegnet, kann das Dokument aus der Software heraus an den Kunden gesendet werden. Kommt es zur Bestellung, wird diese zum einen natürlich im CRM-System dokumentiert und die noch offene Verkaufschance wird auf 'gewonnen' gesetzt, was Auswirkungen auf das Vertriebs-Reporting hat. Zum anderen werden im Falle einer Bestellung die Informationen, die im Angebotsprozess gewonnen wurden, aber auch gleich direkt an das ERP-System geroutet. Dort wird mit den Vertriebsdatenobjekten ein Auftrag angelegt und die Auftragsstücklisten generiert. Zusätzlich wird der Auftrag in der Produktion eingesteuert. Im Anlagenbau und im Engineer-to-Order-Umfeld werden zusätzlich noch die erforderlichen Projektstrukturplan-Elemente angelegt. Die Effekte derartig integrierter Systeme sind offenkundig: Die Abläufe verkürzen den Vertriebszyklus deutlich, denn es herrschen systemübergreifende Workflows und es gibt keine doppelte Datenhaltung. CRM-, CPQ- und ERP-Softwares können jeweils ihre Stärke ausspielen, wenn sie über einen automatisierten Datenaustausch miteinander verbunden sind.
Bild: itmX GmbHUm bis zu 50 Prozent schneller
Eine CPQ-Software unterstützt Mitarbeitende im Vertrieb beim kompletten Angebotsprozess. CPQ steht dabei für Configure (Produktkonfiguration), Price (Preiskalkulation) und Quote (Angebotserstellung). Beginnend bei der Produktkonfiguration über die Preisfindung bis hin zur automatisierten Dokumentenerstellung samt Visualisierung - Vertriebsmitarbeitende werden bei der gesamten Angebotserstellung basierend auf den individuellen Kundenanforderungen unterstützt. Mit CPQ-Systemen lassen sich bedarfsgerechte Produktlösungen in unterschiedlichen Detaillierungsgraden entsprechend den Phasen der Customer Journey zur Verfügung stellen. Dennoch setzen aktuell weniger als die Hälfte aller Maschinen- und Anlagenbauer ein CPQ-System ein. Die Angebotserstellung erfolgt oft noch auf Basis von Word oder Excel, was fehleranfällig, unübersichtlich und aufwendig in der Pflege ist. Außerdem geht viel Zeit verloren, bis die Angebote, die oft auch noch einige Revisionen durchlaufen, erstellt sind. Dabei ist der Zeitfaktor ein wichtiges Entscheidungskriterium. Die Käufer sind es mittlerweile gewohnt, sich eigenständig über Produkte und Lösungen zu informieren und Bestellungen weitgehend selbst aufzugeben. Falls das nicht möglich ist, erwarten sie dennoch ein Angebot innerhalb weniger Tage zu erhalten.
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Dieser Artikel erschien in Wissen Kompakt ERP CRM 2022 - 15.12.22.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
