Sieben Tipps für die Wahl des passenden Systems
Die Arbeitszeiterfassung wird verpflichtend
Das Bundesarbeitsgericht Erfurt urteilte im September 2022, dass Arbeitgeber ein System zur transparenten Dokumentation der Arbeitszeit einführen müssen. Das BAG beruft sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, der schon 2019 die EU-Mitgliedstaaten dazu aufgefordert hat, Arbeitszeiterfassung gesetzlich umzusetzen. Im April 2023 legte das Arbeitsministerium einen ersten Gesetzesentwurf vor, der eine elektronische Zeiterfassung vorsieht. Zeit also, sich Gedanken um ein passendes System zur Erfassung zu machen.
Bild: PCS Systemtechnik GmbHAuch wenn Unternehmen und Institutionen bisher mit Vertrauensarbeitszeit gute Erfahrungen gemacht haben, werden sie also ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Die Empfehlung lautet, auch aufgrund der aktuellen Liefersituation auf dem Elektromarkt: Unternehmen sollten jetzt die passenden elektronischen Terminals auswählen, am besten ergänzt um mobile Lösungen mit Smartphone oder Webbrowser für die Mitarbeitenden im Homeoffice oder im Außendienst.
ERP-System liefert die Personaldaten für die Zeiterfassung.
Wichtig: Entscheider sollten dabei nicht auf eine isolierte Zeiterfassung setzen, sondern auf eine Lösung, die die Mitarbeiter-Stammsätze aus dem ERP-System nutzt. Dies vermeidet eine parallele Datenverwaltung. Die gebuchten Arbeitszeiten können im Lohn- und Gehaltsystem weiterbearbeitet werden. Da die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems eine Investition für einen längeren Zeitraum ist, geben wir in diesem Beitrag sieben Tipps, die bei der Wahl des geeigneten Terminals unterstützen.
Bild: PCS Systemtechnik GmbHTipp 1: Firmenausweis mit modernster Technologie zur Zeiterfassung
Für eine langfristige Investition sollten Unternehmen Karten oder Schlüsselanhänger nutzen, die auf aktueller RFID-Technologie basieren. Da Zeiterfassung oft mit Zutrittskontrolle kombiniert wird, sollten die VdS-Anforderungen für Zutrittssteuerung beachtet werden. Die VdS-Klassen B und C verlangen eine verschlüsselnde Technologie zwischen Karte und Leser, die einen "erhöhten Schutz gegen Fernkopieren und Abhören" erfüllt. Nur aktuelle RFID-Verfahren, wie Mifare DESFire EV2/EV3 oder Legic advant werden als sicher eingestuft. Diese RFID-Generation überzeugt auch durch eine große Lesereichweite und eine schnelle Schreibgeschwindigkeit.
Tipp 2: Verschiedene Anbindungsmöglichkeiten schaffen Freiheit
Üblicherweise werden Zeiterfassungsterminals mit Ethernet-Verbindungen verkabelt. Ein Netzwerkanschluss ist nicht an jeder Stelle im Gebäude vorhanden. Eine Zeiterfassungshardware mit Kommunikationsoptionen bietet Freiheit bei der Installationsumgebung. Neben Ethernet sind Mobilfunk- oder WLAN-Anbindung erhältlich, z.B. für Zeiterfassung an Orten, bei denen Teams unabhängig von der Netzwerk-Infrastruktur arbeiten, wie Baustellen-Teams oder externe Dienstleister.
Tipp 3: Zeitterminals mit firmenindividueller Benutzeroberfläche
Ein freies Design der Benutzeroberfläche ermöglicht eine firmenindividuelle Gestaltung. Dies erleichtert Mitarbeitenden eine intuitive Bedienung. Für ausländische Niederlassungen sollte eine fremdsprachliche Bedienerführung möglich sein. Ein farbiger Touchscreen unterstützt eine selbsterklärende Benutzung.
Tipp 4: Sonderfunktionen wie Raucherpause oder Seminar buchen
Jedes Unternehmen ist anders und die benötigten Funktionstasten sind individuell. Wenn Raucherpausen von der Arbeitszeit abgezogen werden, muss die entsprechende Sondertaste vorhanden sein. Dies gilt auch für Dienstgang, Seminar oder Bereitschaftszeiten. Für alle Kolleginnen und Kollegen sollte die Zeiterfassung auf einen Blick erfassbar sein und so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen.
Bild: PCS Systemtechnik GmbHTipp 5: Zeiterfassungsterminal sollte Inklusion unterstützen
Wurde daran gedacht, dass alle Kolleginnen und Kollegen das Zeiterfassungsterminal nutzen werden? Für Sehbehinderte und blinde Menschen beispielswese sind eine haptische Folientastatur sowie Akustik hilfreich, um die Zeiterfassung ohne fremde Hilfe zu nutzen. Die Umrüstung bzw. die Zusatzkosten für diese barrierefreien Terminals werden auf Antrag vom jeweiligen Reha-Träger gefördert.
Tipp 6: Nachkauf -und Servicegarantie garantieren einen langjährigen Betrieb
Um gegen Sabotage- und Manipulationsversuche gewappnet zu sein, sollten Zeiterfassungsterminals robust und hochwertig verarbeitet sein. Die Intus Terminals von PCS beispielsweise sind strapazierfähig und vandalismusgeschützt. Gebaut mit ausgesuchten Elektronikteilen, geprüft im 48-Stunden-Dauertest, Made in Germany, bieten sie industrietaugliche Qualität und Langlebigkeit. Zum Schutz der Investition sollten Unternehmen darauf achten, dass die Zeiterfassungshardware nachkaufbar ist - für den Fall, dass das Unternehmen expandiert oder neue Gebäude bezieht. Ein weiterer Baustein für einen langjährigen Betrieb ist ein Geräte-Service für mindestens fünf Jahre ab Inbetriebnahme.
Tipp 7: Zeiterfassungsterminal für zusätzliche Aufgaben nutzen
Das Zeiterfassungsterminal steht an zentraler Stelle im Eingangsbereich. Deswegen können damit weitere Aufgaben der Betriebsorganisation verbunden werden, wie z.B. die Zutrittskontrolle. Komplexität wird reduziert, indem ein einziges RFID-Medium für viele Aufgaben im Unternehmen verwendet wird. Diverse weitere Applikationen, wie Kantinensysteme, Follow-Me-Printing, Warenausgabesysteme, EMA-Schaltung sowie Authentifizierung am PC lassen sich mit ein und derselben RFID-Personalkarte nutzen.
Fazit
Gerade in den letzten Monaten haben wir gelernt, die Vorteile einer digitalisierten Organisation für uns zu nutzen: Büroarbeit ist heute nicht mehr an einen Ort gebunden. Diese Flexibilität funktioniert am besten, wenn die Datenbasis stimmt. Eine gut gewählte elektronische Arbeitszeiterfassung schafft den Gleitzeitrahmen, um Arbeit nach unseren Bedürfnissen und im Einklang mit den Erfordernissen im Unternehmen zu gestalten.
Das Bundesarbeitsgericht Erfurt urteilte im September 2022, dass Arbeitgeber ein System zur transparenten Dokumentation der Arbeitszeit einführen müssen. Das BAG beruft sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, der schon 2019 die EU-Mitgliedstaaten dazu aufgefordert hat, Arbeitszeiterfassung gesetzlich umzusetzen. Im April 2023 legte das Arbeitsministerium einen ersten Gesetzesentwurf vor, der eine elektronische Zeiterfassung vorsieht. Zeit also, sich Gedanken um ein passendes System zur Erfassung zu machen.
Bild: PCS Systemtechnik GmbHAuch wenn Unternehmen und Institutionen bisher mit Vertrauensarbeitszeit gute Erfahrungen gemacht haben, werden sie also ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Die Empfehlung lautet, auch aufgrund der aktuellen Liefersituation auf dem Elektromarkt: Unternehmen sollten jetzt die passenden elektronischen Terminals auswählen, am besten ergänzt um mobile Lösungen mit Smartphone oder Webbrowser für die Mitarbeitenden im Homeoffice oder im Außendienst.
ERP-System liefert die Personaldaten für die Zeiterfassung.
Wichtig: Entscheider sollten dabei nicht auf eine isolierte Zeiterfassung setzen, sondern auf eine Lösung, die die Mitarbeiter-Stammsätze aus dem ERP-System nutzt. Dies vermeidet eine parallele Datenverwaltung. Die gebuchten Arbeitszeiten können im Lohn- und Gehaltsystem weiterbearbeitet werden. Da die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems eine Investition für einen längeren Zeitraum ist, geben wir in diesem Beitrag sieben Tipps, die bei der Wahl des geeigneten Terminals unterstützen.
PCS Systemtechnik GmbH
Dieser Artikel erschien in GEBÄUDEDIGITAL 3 (Mai) 2023 - 07.06.23.Für weitere Artikel besuchen Sie www.gebaeudedigital.de
