Digitalgestützte Prozessketten bei Triorail Bahnfunk
ERP-integriertes DMS aufs Gleis gebracht
Um steigende Produktanforderungen wirtschaftlich zu fertigen, suchte Bahnfunkspezialist Triorail nach einem ERP-System, das Produktionsplanung und Dokumentenmanagement bereits an Bord hat. Mit der Software von TimeLine gelang es dem Hersteller, seine Geschäftsprozesse sauber abzubilden und dabei die Informationsflüsse zu verbessern.
Die im oberbayerischen Pfaffenhofen ansässige Triorail Bahnfunk ist spezialisiert auf die Entwicklung, die Fertigung und den Vertrieb von Funk- und Steuerungsmodulen für die Übertragung der Sprach- und Datenkommunikation im Bahnfunk. Das Produktprogramm umfasst Module auf Basis des Mobilfunksystems ´GSM-R` (GSM-Global System for Mobile Communications R-Rail), die eine bestmögliche Unterdrückung von Störsignalen benachbarter Funksysteme erlauben sowie Terminals und Testgeräte in verschiedenen Formfaktoren. Zu den Kunden zählen Eisenbahnunternehmen und deren Lieferanten. Triorail beschäftigt 25 Mitarbeitende und verfügt neben dem Direktvertrieb der Produkte über rund ein Dutzend Distributoren. Das Unternehmen ist zudem Mitglied in den Institutionen ETSI sowie Unife und arbeitet in mehreren Gremien am nächsten Bahnfunk-Standard FRMCS.
Workflows auf dem Prüfstand
"Die Anforderungen der Bahnkunden bedeuten für uns, dass wir die Workflows sowohl in der Fertigung der jährlich rund 8.000 verkauften GSM-R-Funkmodule, Terminals und Testsysteme als auch im administrativen und organisatorischen Bereich kontinuierlich überprüfen, überdenken und optimieren müssen", erläutert Jürgen Hofmann, Geschäftsführer bei Triorail Bahnfunk. Bereits seit der Firmengründung setzt das Unternehmen auf eine kaufmännische Software, die durch die zunehmende Datenmenge und -vielfalt an ihre Grenzen stieß. "Artikelspezifische bzw. fertigungsbegleitende Daten und Dokumente haben wir ebenso wie die Seriennummern-Verwaltung überwiegend mit Excel-Listen gemanagt", ergänzt Qualitätsmanager Michael Follner. "Manuelle, listengeführte Prozesse erfordern jedoch einen wirtschaftlich nicht zu rechtfertigenden Aufwand und beinhalten ein hohes Fehlerrisiko. Zudem war die Suche nach Altdokumenten aufgrund der explorerstrukturierten Ablage im Netzwerk sehr beschwerlich. Von transparenten oder durchgängigen Geschäftsprozessen konnte dabei natürlich kaum die Rede sein. Daher machten wir uns auf die Suche nach einer modernen und praxisgerechten Unternehmenssoftware."
Anforderungen definieren
Eingebettet in die Digitalisierungsstrategie analysierten und bewerteten die Triorail-Verantwortlichen mehrere IT-Systeme und deren Hersteller. Ziele der Einführung einer neuen Software waren unter anderem:
- • ERP- und PPS-Funktionalität mit Anpassungsmöglichkeiten,
- • Beschleunigung und Vereinfachung der administrativen Auftragsbearbeitung und automatisierte Lagerbewegungen
- • Protokollierung der Fertigungsprozesse und Dokumentation von Rückläufern über integriertes Dokumenten-Management,
- • bedienerfreundliche Oberflächen,
- • angemessener Kostenrahmen.
Die getesteten Systeme konnten die Triorail-Verantwortlichen jedoch nicht zufreiden stellen. Eine weitere Referenz bekam das Unternehmen dann durch den Fertigungspartner Global Components, der bereits seit einigen Jahren die ERP/PPS-Software der TimeLine Business Solutions Group einsetzt. Diese deckte die Anforderungen von Triorail zu großen Teilen bereits im Standard ab.
Eine Struktur für alle
Ob komplexe Produktionsprozesse, weltweite Vertriebsaktivitäten, gesetzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten oder individuelle Produktanforderungen: Wie die meisten anderen Fertigungsbetriebe muss sich auch Triorail mit einer zunehmenden Vielzahl und Vielfalt an produkt- und auftragsrelevanten Daten und Dokumenten auseinandersetzen. "Über die reine Verwaltung und Archivierung hinaus stellt deren Organisation und Steuerung einschließlich umfangreicher Suchfunktionalitäten einen zunehmend bedeutenden Wettbewerbsfaktor dar", sagt Follner. TimeLine bietet ein ERP-integriertes Dokumentenmanagement mit automatischem Import und selektiver Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails inklusive Anhängen. Sämtliche ins DMS übernommene Dokumente werden verschlagwortet und bei Bedarf mit Kunden oder Artikeln aus dem ERP-System verlinkt. Darin erzeugte Dokumente werden automatisch im DMS archiviert. Michael Follner weiter: "Mit TimeLine-DMS haben wir nicht einfach nur unser bisheriges Papierarchiv durch ein Digitalarchiv ersetzt. Vielmehr schafft die Software eine einheitliche Struktur und überwindet organisatorische Grenzen, indem sie Dokumente und Prozesse automatisiert und lenkt. Dadurch konnten wir sowohl die Sicherheit als auch die Transparenz sämtlicher Unternehmensdaten erhöhen. Effektive Suchmechanismen haben für unsere Mitarbeitenden darüber hinaus den Zeitaufwand reduziert und Abläufe vereinfacht - ganz im Sinne von 'finden statt suchen'."
Standardmodule und
Anpassungen
Bei der Implementierung der Software-Standardmodule wie Einkauf, Verkauf, Produktion, Lager oder das Rückläufermanagement mit dem Qualitätsregelkarte-Modul (QRQ) wurden auch Triorail-spezifische Anpassungen von den TimeLine-Mitarbeitern umgesetzt, etwa bei der Seriennummern-Verwaltung, im QRK-Modul oder bei der Erstellung von XRechnungen.
Serialisierung automatisiert
Triorail hat mehr als 70.000 Module, Terminals und Testgeräte auf den Markt gebracht, die jeweils mit einer bei GSM-Endgeräten üblichen IMEI-Nummer versehen sind. Diese wurden früher in mehreren Excel-Listen manuell verwaltet. Heute erfolgt die Seriennummern-Verwaltung automatisiert, durchgängig und transparent in der Software. Die in einer speziellen Datenbank generierten IMEI-Nummern werden in das IMEI-Verwaltungs-Modul im ERP-System eingelesen, über Betriebsaufträge den einzelnen Artikeln zugeordnet, eingelagert und bei Kundenwunsch auch direkt auf den Lieferschein gedruckt. Für jeden Artikel ist im Seriennummern-Journal auf Knopfdruck ersichtlich, welche Seriennummer oder IMEI zugeordnet ist, um welchen Betriebsauftrag und welchen Kunden es sich handelt oder wann das Gerät gefertigt wurde. Von der Produktion bis hin zum Einsatz im Zug, am Bahnhof oder an der Bahnstrecke ist nachvollziehbar, wo das Gerät unterwegs ist und was es tut.
Aus jedem Rückläufer lernen
Aktuell liegt die Rückläuferquote der GSM-R-Funkmodule, Terminals und Testsysteme mit Garantiefall bei etwa 0,2 Prozent. Dennoch setzt sich das Qualitätsmanagement des Herstellers intensiv mit jeder Reklamation auseinander: Alle Rückläufer werden zunächst im QRK-Modul erfasst, getestet und falls nötig repariert. Eine Anpassung in der ERP-Software ermöglicht die automatische Zuordnung der Testberichte zur Seriennummer des jeweiligen Gerätes und die Übergabe ins Dokumenten-Management. Durch die automatisierte Rückläufer-Dokumentation gelang es, die Prozessqualität zu verbessern und dabei Zeit einzusparen.
Erweiterte XRechnungen
Seit November 2020 müssen Unternehmen an Behörden und Verwaltungen elektronische Rechnungen versenden. Neben öffentlichen Auftraggebern hat sich inzwischen auch bei vielen Großunternehmen die XRechnung als Standard etabliert: Deren Datenformat ist so strukturiert, dass alle relevanten Rechnungsinhalte automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden können. Da die Bahnkunden des Herstellers über die Standardbestandteile einer XRechnung hinausgehende Parameter fordern, wurde der Generator im System in Zusammenarbeit mit dem ERP-Integrator erweitert. Michael Follner sagt: "Bislang mussten wir die zusätzlich gewünschten Rechnungsdetails in einem speziellen Internetportal unseres Kunden manuell eingeben. So wurde eine vorgabenkonforme XRechnung generiert, die wir dann per E-Mail verschickt haben. Dieser aufwändige und mit möglichen Medienbrüchen behaftete Vorgang ist durch die Anpassung nun nicht mehr nötig."
Einheitliche Prozesskette
Die Software hat bei Triorail Bahnfunk die unternehmensweite Prozesskette vereinheitlicht, beschleunigt und sicherer gemacht. "TimeLine ist trotz der erst relativ kurzen Einsatzzeit die IT-Basis für Effizienzsteigerungen, verbesserte Transparenz und Durchgängigkeit sowie quantifizierbare Kosteneinsparungen", sagt Follner. "Auch künftig wollen wir gemeinsam weiteres Optimierungspotential in unseren Strukturen und Prozessen aufdecken und mit Unterstützung der Software nutzen".
Um steigende Produktanforderungen wirtschaftlich zu fertigen, suchte Bahnfunkspezialist Triorail nach einem ERP-System, das Produktionsplanung und Dokumentenmanagement bereits an Bord hat. Mit der Software von TimeLine gelang es dem Hersteller, seine Geschäftsprozesse sauber abzubilden und dabei die Informationsflüsse zu verbessern.
Die im oberbayerischen Pfaffenhofen ansässige Triorail Bahnfunk ist spezialisiert auf die Entwicklung, die Fertigung und den Vertrieb von Funk- und Steuerungsmodulen für die Übertragung der Sprach- und Datenkommunikation im Bahnfunk. Das Produktprogramm umfasst Module auf Basis des Mobilfunksystems ´GSM-R` (GSM-Global System for Mobile Communications R-Rail), die eine bestmögliche Unterdrückung von Störsignalen benachbarter Funksysteme erlauben sowie Terminals und Testgeräte in verschiedenen Formfaktoren. Zu den Kunden zählen Eisenbahnunternehmen und deren Lieferanten. Triorail beschäftigt 25 Mitarbeitende und verfügt neben dem Direktvertrieb der Produkte über rund ein Dutzend Distributoren. Das Unternehmen ist zudem Mitglied in den Institutionen ETSI sowie Unife und arbeitet in mehreren Gremien am nächsten Bahnfunk-Standard FRMCS.
Triorail Bahnfunk GmbH
Dieser Artikel erschien in IT&Production 4 (Mai) 2023 - 10.05.23.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com