Buchhaltung als Startpunkt durchgängiger Automatisierung
Standards und digitales Dokumentenmanagement
Produzierende Unternehmen sind mit einem globalen Konkurrenzdruck konfrontiert. Hinzu kommt die Tendenz zu kleineren Losgrößen, wodurch die Rüstzeiten steigen. Um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, steigern Unternehmen ihre Effizienz - nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Verwaltung. Ein Schlüssel dazu liegt in der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Doch wie gelingt die Umsetzung?
Bild: ©AREE/stock.adobe.comLaut einer repräsentativen Befragung des Bitkom sehen sich 64 Prozent der deutschen Unternehmen als Nachzügler bei der digitalen Transformation. Die Praxis zeigt, dass sie oftmals nicht wissen, wie sie anfangen sollen. Sicherlich können Betriebe nicht von heute auf morgen alle Prozesse neu gestalten. Nach dem Motto 'Think big, start small' ist oft ein sukzessives Vorgehen sinnvoll, etwa indem Abteilungen nacheinander digitalisiert werden. Einen guten Startpunkt bildet die Buchhaltung, da vor allem bei der Rechnungsverarbeitung das Medium Papier ein Bremsklotz ist. Zudem bietet die E-Rechnungspflicht eine aktuelle Gelegenheit, die Abläufe zu optimieren.
Mit Standardisierung zu automatisierten Prozessen
Mit deren Inkrafttreten sind Unternehmen seit Anfang 2025 verpflichtet, sogenannte E-Rechnungen empfangen zu können und - mit wenigen Ausnahmen - auch auszustellen. Viele Unternehmen sehen darin ein lästiges Übel und unterschätzen das Automatisierungspotenzial. Dieses ist allerdings erheblich, denn E-Rechnungen enthalten die Daten im strukturierten XML-Format, entweder als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, bei der der XML-Datensatz in ein PDF eingebettet ist. Sie sind somit maschinell auslesbar. Zeitintensives und fehleranfälliges Abtippen buchungsrelevanter Daten entfällt. Der maßgebliche Effizienzgewinn entsteht aber durch die Standardisierung: Das XML-Format wird von zahlreichen Softwarelösungen unterstützt. So können etwa Bestellungen in einem Enterprise Resource Planning(ERP)-System und Lieferscheine in einer Warenwirtschaftsanwendung in diesem Format erstellt werden, was einen nahtlosen Informationsaustausch zwischen den einzelnen Applikationen ermöglicht. Lieferanten können eingehende Bestellungen direkt als Auftrag in ihre Warenwirtschaft importieren und nach Auslieferung zur automatisierten Rechnungsstellung an ihre Buchhaltung übertragen. Kunden wiederum können im Rahmen des 3-Way-Match-Verfahrens eingehende E-Rechnungen mit Lieferscheinen und Bestellungen auf Basis der XML-Daten abgleichen.
Prozesse laufen schneller ab
Die Effekte für Kunden und Lieferanten sind vor allem kurze Durchlaufzeiten, die Entlastung von Routineaufgaben und geringere Fehlerquoten. Insbesondere bei Rechnungen mit mehreren Positionen, wie sie in der Produktionsbranche üblich sind, ist das Effizienzpotenzial groß. Es beginnt beim Bestellabgleich, umfasst die Generierung von Buchungssätzen inklusive der entsprechenden Sachkonten für die einzelnen Artikelpositionen und reicht bis zur Übergabe der ausgelesenen Daten an ERP-Anwendungen zur Aktualisierung von Beständen. Darüber hinaus können Unternehmen mit den strukturierten Daten auch aussagekräftige Auswertungen im CSV-Format erstellen, beispielsweise zur Einstufung von Kunden nach deren Umsatzgröße.
DMS-Software als Grundlage
Wenn alle Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert sind, können berechtigte Mitarbeitende darauf zugreifen, beispielsweise bei Rückfragen oder bei Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Da reine XML-Dateien für Menschen nur schwer lesbar sind, sollte das DMS bei deren Archivierung automatisch auch eine PDF-Version speichern. Ein DMS sorgt außerdem dafür, dass Dokumente revisionssicher abgelegt sind. Das hilft nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern verkürzt auch Auditzeiten. Der Einsatz eines DMS verspricht eine Reihe von Vorteilen:
Zeit- und Kostenersparnis - In einem DMS werden sämtliche Dokumente und Informationen zentral zusammengeführt. Dort können sie schnell gefunden und per Mausklick angezeigt werden.
Standortunabhängiges Arbeiten - Mitarbeitende können aus dem Homeoffice ebenso auf geschäftsrelevante Informationen zugreifen wie im Büro.
Transparenz - Oft arbeiten mehrere Mitarbeitende an einem Dokument und nehmen Änderungen darin vor. Ein DMS stellt sicher, dass diese Eingriffe zentral geschehen und über eine Versionshistorie jederzeit rückverfolgbar sind.
Auskunftsfähigkeit - Sachbearbeitende können Nachfragen zu Bestellungen oder Rechnungen durch direkten Zugriff darauf schnell beantworten.
Einhaltung von Fristen - Die in einem DMS integrierte Wiedervorlagefunktion hilft sicherzustellen, dass Verträge fristgerecht gekündigt oder Rechnungen mit Blick auf Skontomöglichkeiten schnell bezahlt werden können.
Mit der Buchhaltung starten
In einer sich wandelnden Branche, die durch kleinere Produktionsmengen, den steigenden Druck nach kürzeren Durchlaufzeiten und sinkenden Margen geprägt ist, wird eine durchgängige Ende-zu-Ende-Automatisierung der Abläufe wichtiger. Mit einem Dokumentenmanagementsystem und der konsequenten Nutzung standardisierter Formate lässt sich dies umsetzen. Unternehmen, die ihre digitale Transformation beginnen, könnten aus aktuellem Anlass mit ihrer Buchhaltung starten - um das Potenzial der E-Rechnung und des dabei immer wichtiger werdenden XML-Standards auszuschöpfen. Auf diese Weise lassen sich schnell erste Erfolge erzielen und der Return on Investment (ROI) innerhalb kurzer Zeit erreichen. Das Ergebnis: effizientere Prozesse, geringere Kosten und messbare Wettbewerbsvorteile.
Produzierende Unternehmen sind mit einem globalen Konkurrenzdruck konfrontiert. Hinzu kommt die Tendenz zu kleineren Losgrößen, wodurch die Rüstzeiten steigen. Um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, steigern Unternehmen ihre Effizienz - nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Verwaltung. Ein Schlüssel dazu liegt in der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Doch wie gelingt die Umsetzung?
Bild: ©AREE/stock.adobe.comLaut einer repräsentativen Befragung des Bitkom sehen sich 64 Prozent der deutschen Unternehmen als Nachzügler bei der digitalen Transformation. Die Praxis zeigt, dass sie oftmals nicht wissen, wie sie anfangen sollen. Sicherlich können Betriebe nicht von heute auf morgen alle Prozesse neu gestalten. Nach dem Motto 'Think big, start small' ist oft ein sukzessives Vorgehen sinnvoll, etwa indem Abteilungen nacheinander digitalisiert werden. Einen guten Startpunkt bildet die Buchhaltung, da vor allem bei der Rechnungsverarbeitung das Medium Papier ein Bremsklotz ist. Zudem bietet die E-Rechnungspflicht eine aktuelle Gelegenheit, die Abläufe zu optimieren.
Mit Standardisierung zu automatisierten Prozessen
Mit deren Inkrafttreten sind Unternehmen seit Anfang 2025 verpflichtet, sogenannte E-Rechnungen empfangen zu können und - mit wenigen Ausnahmen - auch auszustellen. Viele Unternehmen sehen darin ein lästiges Übel und unterschätzen das Automatisierungspotenzial. Dieses ist allerdings erheblich, denn E-Rechnungen enthalten die Daten im strukturierten XML-Format, entweder als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, bei der der XML-Datensatz in ein PDF eingebettet ist. Sie sind somit maschinell auslesbar. Zeitintensives und fehleranfälliges Abtippen buchungsrelevanter Daten entfällt. Der maßgebliche Effizienzgewinn entsteht aber durch die Standardisierung: Das XML-Format wird von zahlreichen Softwarelösungen unterstützt. So können etwa Bestellungen in einem Enterprise Resource Planning(ERP)-System und Lieferscheine in einer Warenwirtschaftsanwendung in diesem Format erstellt werden, was einen nahtlosen Informationsaustausch zwischen den einzelnen Applikationen ermöglicht. Lieferanten können eingehende Bestellungen direkt als Auftrag in ihre Warenwirtschaft importieren und nach Auslieferung zur automatisierten Rechnungsstellung an ihre Buchhaltung übertragen. Kunden wiederum können im Rahmen des 3-Way-Match-Verfahrens eingehende E-Rechnungen mit Lieferscheinen und Bestellungen auf Basis der XML-Daten abgleichen.
ecoDMS GmbH
Dieser Artikel erschien in IT&Production 8 (Oktober) 2025 - 08.10.25.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
