Archivierungsstrategie für SAP-Daten
Flussbett für den Datenstrom
SAP-Systeme übernehmen viele komplexe Geschäftsprozesse. Sie bringen Effizienz und Transparenz in die Unternehmensprozesse. Die Verwaltung des dabei stetig wachsenden Datenvolumens kann zum Problem werden. Einer durchdachte Archivierungsstrategie kann es richten.
Bild: ConVista Consulting AGBelege, Dokumente, Transaktionen - täglich wird die Menge an Daten in SAP-Systemen größer. Wenn Unternehmen diesen Datenberg nicht sorgfältig strukturieren, kann das die Performance schwächen und zu höheren Kosten führen. Zudem birgt es die Gefahr, dass Compliance-Regeln und rechtliche Auflagen wie die DSGVO nicht eingehalten werden. Abhilfe schafft eine Archivierungsstrategie. Es reicht allerdings nicht, alte Daten auf externe Speicher zu verschieben. Vielmehr kommt es sowohl auf fachliche als auch auf technische Aspekte an. In den folgenden fünf Etappen kann die strukturierte Kanalisierung von SAP-Daten gelingen.
Bild: ©imagebos/stock.adobe.comArchivierungskonzept zusammen entwickeln
Das A und O ist es, das Projekt SAP-Archivierung mit einem durchdachten Konzept anzugehen. Dabei handelt es sich zum einen um eine Aufgabe für die IT, die zunächst die IT-Landschaft analysiert: Welche Daten können archiviert werden? Wo und in welchem Format sollen sie gespeichert werden? Welche Speichertechnologie eignet sich, etwa Datenbanken, Cloud-Archiv oder externe Speichersysteme? Sind Sicherheitsaspekte genügend berücksichtigt? Zum anderen muss das ganze Unternehmen ins Boot geholt werden, denn auch Unternehmensabläufe und Compliance-Richtlinien müssen bedacht werden: Zu welchem Zeitpunkt können welche Daten archiviert werden? Wer ist für die Realisierung und Betreuung der Archivierungsobjekte verantwortlich? Gibt es rechtliche Bestimmungen wie Aufbewahrungsfristen, die eingehalten werden müssen? Beginnen sollten Unternehmen also mit einem Konzept, in dem sowohl die technischen als auch die fachlichen Aspekte zum Tragen kommen. Das kann beispielsweise ein Archivierungsleitfaden sein, dem Beteiligte aus allen Fachabteilungen zustimmen.
Bewertungskriterien für Daten festlegen
Daten sind unterschiedlich wertvoll. Es besteht daher die Gefahr, dass substanzielle Informationen aus Versehen im Archiv landen oder rechtlich erforderliche Daten langfristig im aktiven System bleiben. Unternehmen sollten Datenobjekte also anhand ihrer Bedeutung sortieren. Dafür ist ein datenbasiertes Kategorisierungsmodell nützlich. Entscheidende Bewertungskriterien für die Daten sind: Zugriffsfrequenz, geschäftliche Relevanz, und Compliance-Vorschriften. Idealerweise helfen die Fachabteilungen mit, denn durch ihre Kompetenz können sie klären, welche Daten für Berichte, Audits oder künftige Vorgänge wichtig sind. Als praxistauglich erwiesen hat sich ein Klassifizierungsmodell, bei dem Daten nach Zugriffsfrequenz, Relevanz und rechtlichen Richtlinien sortiert wurden. Denn für geschäftlich erforderliche Daten mit hoher Audit-Bedeutung braucht es ein anderes Vorgehen als bei veralteten Transaktionen oder Stammdatensätzen, die keine historische Relevanz haben. Dadurch können Unternehmen zweckmäßige Aufbewahrungsintervalle und Zugriffsbedarfe festlegen.
Archivierung und Abläufe verzahnen
Wer bei der Archivierung selbst Hand anlegt, sorgt nur vermeintlich für Übersichtlichkeit. Vielmehr ist das händische Sortieren häufig fehlerbehaftet und unzureichend. Findet eine Archivierung nur gelegentlich statt, werden Parameter oft nicht ordentlich festgehalten und wichtige Daten übersehen. Das führt zu Abweichungen, Lücken im Datenbestand und überflüssiger Systemlast. Moderne SAP-Systeme verfügen daher über eine automatisierte und regelbasierte Datenarchivierung. Entscheidend ist, dass das Archivierungskonzept und die individuellen Unternehmensläufe miteinander koordiniert werden und dass die Prozesszyklen kontinuierlich absolviert werden. Es kann nützlich sein, ein zentrales Job-Management einzurichten und eine strukturierte Dokumentation des Archivierungsplans anzulegen. So kommen Archivierungsprozesse nicht ins Stocken, selbst wenn die zuständigen Mitarbeiter rotieren.
Archivieren mit Sara oder SAP ILM?
In vielen Unternehmen hat sich für die Archivierung das klassische SAP-Transformationstool Sara etabliert. Es archiviert Daten, die nicht länger aktiv genutzt werden, aber aus juristischen oder ökonomischen Gesichtspunkten erhalten bleiben müssen. Jedoch kann Sara aktuelle rechtliche Anforderungen wie eine dem DSGVO-Standard entsprechende Löschung, das Lebenszyklus-Management oder eine systemübergreifende Archivierung kaum handhaben. Mit SAP ILM (Information Lifecycle Management) hingegen können Unternehmen Regeln für die Lebensdauer von Daten festlegen und automatisiert durchführen - von der Aufbewahrung bis zum Löschen. ILM eignet sich besonders, wenn Migrationen nach SAP S/4Hana stattfinden. Denn es kann nicht nur archivieren, sondern auch obsolete Systeme ersetzen. Um sich für das richtige Werkzeug zu entscheiden, sollten Unternehmen daher ihre Anforderungen genau unter die Lupe nehmen: Sind Compliance, Migration oder eine langfristige Aufbewahrung ihr Ziel, ist ILM vorwiegend das Mittel zum Zweck. Wer jedoch zügig und günstig für Entspannung sorgen will, ist mit Sara meist gut bedient.
Zugriff erleichtern
Zwar ist die Archivierung technisch meist schnell umgesetzt, aber in der täglichen Arbeit können dennoch Schwierigkeiten auftreten. Stehen Prüfungen an, wird recherchiert oder werden Berichte erarbeitet, ist es häufig notwendig, auf archivierte Daten zuzugreifen. Deshalb ist eine strukturelle Vorgehensweise vonnöten, denn sonst besteht das Risiko, dass archivierte Informationen abhandenkommen oder fehlerhaft sind. Aus diesem Grund sollten Unternehmen routinemäßig exemplarische Kontrollen und Integritätstests machen. Außerdem brauchen betroffene Mitarbeiter, sei es aus dem Einkauf, Controlling oder der Buchhaltung, regelmäßige Trainings, wie sie an die archivierten Daten herankommen. Auch die Dokumentation sollte kontinuierlich auf dem Laufenden gehalten werden. Sinnvoll ist mindestens ein jährliches Archivierungsreview. Dabei gilt es, jedes Mal folgende Fragen zu beantworten: Sind die Zugriffspfade noch aktuell? Sind die Fristen für die Aufbewahrung noch richtig? Hat sich bei den rechtlichen Richtlinien etwas geändert? Haben Unternehmen diese Maßnahmen sorgfältig umgesetzt, winken eine bessere Performance durch einfach zu erkundende Systeme, sinkende Ausgaben für Speicher und Betrieb, Rechtssicherheit durch eine gegliederte Aufbewahrung und Löschlogik sowie eine leichtere Hana-Migration.
SAP-Systeme übernehmen viele komplexe Geschäftsprozesse. Sie bringen Effizienz und Transparenz in die Unternehmensprozesse. Die Verwaltung des dabei stetig wachsenden Datenvolumens kann zum Problem werden. Einer durchdachte Archivierungsstrategie kann es richten.
Bild: ConVista Consulting AGBelege, Dokumente, Transaktionen - täglich wird die Menge an Daten in SAP-Systemen größer. Wenn Unternehmen diesen Datenberg nicht sorgfältig strukturieren, kann das die Performance schwächen und zu höheren Kosten führen. Zudem birgt es die Gefahr, dass Compliance-Regeln und rechtliche Auflagen wie die DSGVO nicht eingehalten werden. Abhilfe schafft eine Archivierungsstrategie. Es reicht allerdings nicht, alte Daten auf externe Speicher zu verschieben. Vielmehr kommt es sowohl auf fachliche als auch auf technische Aspekte an. In den folgenden fünf Etappen kann die strukturierte Kanalisierung von SAP-Daten gelingen.
ConVista Consulting AG
Dieser Artikel erschien in IT&Production Wissen Kompakt ERP CRM 2025 - 12.12.25.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
