Datenschutz & Arbeitszeiterfassung
Moderne Software beseitigt Unsicherheiten
DSGVO, GoBD und ab 2020 das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung - die rechtlichen Herausforderungen an Elektroinstallationsbetriebe wachsen stetig und verursachen oft mehr Fragen als Antworten. Wie arbeite ich rechtlich korrekt? Wird jeder Fehler in meiner Buchhaltung sofort gerügt? Wie lassen sich die gesetzlichen Vorgaben in den Betriebsablauf implementieren und was steckt eigentlich hinter den rechtlichen Schreckgespenstern DSGVO, GoBD und dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung?
Bild: Sander & Doll AGGefühlt jährlich entwickelt der Gesetzgeber eine neue rechtliche Sonderheit, die den Unternehmen mehr Sicherheit liefern soll aber in der Realität oft das Gegenteil mit sich bringt: Unsicherheit.
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Bild: Sander & Doll AGFinanzamt-sicher
Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung geschrieben, der Kunde zufrieden; und dann ist bei der Aufstellung der Kosten ein wesentlicher Bestandteil in der Hektik des Alltags vergessen worden. Nicht schlimm, einfach schnell 'Löschen' geklickt, neu aufgesetzt und nichts ist passiert - oder? Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), begehen Handwerker mit dieser Praxis seit 2017 einen kostenintensiven Fehler. Denn die GoBD gibt klare Anweisungen für die digitale Buchführung und zur elektronischen Archivierung. Demnach unterliegen sowohl Rechnungen als auch alle anderen handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Belege (z.B. Inventurlisten, Kassenbücher, etc.) einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Weiter noch: Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert und alle Daten vollständig sowie richtig gespeichert werden. Eine fehlerhafte Rechnung darf folglich nicht einfach korrigiert oder gelöscht werden. Der einzig richtige Weg besteht in der Stornierung und diese muss im System nachvollziehbar erkennbar sein. Einfache Textverarbeitungsprogramme (wie z.B. Word) halten einer Prüfung vom Finanzamt dabei nicht stand. Geprüfte und GoBD zertifizierte kaufmännische Softwarelösungen allerdings schon: u.a. verhindern sie ein versehentliches Löschen von Dokumenten vor der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Rechnungen erhalten einen Schreibschutz und durch die automatische Vergabe von Nummernkreisen wird die doppelte Ausweisung von Dokumentennummern verhindert. Zudem werden sämtliche steuerrechtlich relevanten Abläufe durch die vorgegebene Prozessstruktur des Programms jederzeit nachvollziehbar gemacht, Änderungen an Daten und Dokumenten lückenlos protokolliert und historisiert - unkompliziert im Hintergrund der Software.
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Bild: Sander & Doll AGDatenschutz-sicher
In Zeiten, in denen ein Datenschutz-Skandal den nächsten jagt, wächst die Unsicherheit und das Misstrauen, allen Instanzen gegenüber, die persönliche Daten abfragen. Ein Elektro-Unternehmen mit Kundenstamm und Mitarbeitern macht da keine Ausnahme. Mehr noch: Es befindet sich unweigerlich in der Situation, persönliche Daten erheben und speichern zu müssen. Die Spielregeln dafür legt seit dem 25. Mai 2018 die EU-Datenschutz Grundverordnung, kurz DSGVO, fest. Da Deutschland seit jeher über ein strenges Datenschutzgesetz verfügt, sind es nicht die inhaltlichen Vorgaben, die sich stark verändert haben, sondern vielmehr der Umgang mit den Daten von der Erfassung über die Ablage bis hin zur Speicherung und Löschung. So sind Unternehmen verpflichtet, Auskünfte über die gespeicherten, personenbezogenen Daten zu erteilen und diese auf Wunsch zu löschen. Das bedeutet in der Praxis oft zeitintensive Recherchearbeit und unter Umständen kollidiert auch noch das Recht auf Datenlöschung (DSGVO) mit der Pflicht zur Aufbewahrung (GoBD). Moderne DSGVO zertifizierte Softwarelösungen können da Abhilfe schaffen. Diese bieten eine einfache Exportfunktion, mit der auf Knopfdruck alle angeforderten Datenauskünfte schnell herausgefiltert werden können, ohne dafür sämtliche Kundenakten wälzen zu müssen. Bestehen Kunden auf eine Datenlöschung, identifizieren diese Programme, ob es zu einem Konflikt mit den Richtlinien der GoBD kommt. Effektive Softwarelösungen ermitteln dabei automatisch die relevanten GoBD-Vorgaben und merken DSGVO-Löschungen für den Ablauf der entsprechenden Fristen vor. Wie das funktioniert? Indem jede Information über einen Kunden, von der Adresse bis zur Rechnung direkt im System gebündelt hinterlegt wird. Und zwar nicht wie bei vielen Cloud-Diensten in Rechenzentren in Drittländern, wo die Einhaltung der DSGVO unter Umständen nicht mehr gewährleistet werden kann.
Bild: Sander & Doll AGArbeitszeiten-sicher
Nach GoBD und DSGVO kam am 14. Mai 2019 die nächste rechtliche Bestimmung für Elektro-Unternehmen: das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung. Ab Januar 2020 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Der Gesetzgeber will dadurch die Arbeitnehmerrechte besonders in Bezug auf die Einhaltung von Höchstarbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten schützen. Für Unternehmen bedeutet jede nicht dokumentierte Arbeitsstunde noch etwas anderes: verlorener Umsatz. Rapportzettel gehören deswegen seit jeher zur Grundausstattung jedes Elektrikers. Für Kollegen und Kolleginnen im Innendienst, wie z.B. Büromitarbeiter, gibt es das oftmals nicht. Noch nicht. Mit Hilfe geeigneter Software lassen sich sowohl stationäre als auch mobile Arbeitszeiten erfassen, fernab von Stechuhr und Pappkarten. Eine App, die auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeiter installiert ist, löst die historischen Rapportzettel ab. Die Mitarbeiter dokumentieren direkt vor Ort beim Kunden in der App, wie viel Zeit sie für welche Arbeit benötigt haben. Damit lässt sich nicht nur die generelle Arbeitszeit systematisch erfassen, sondern Aufträge noch präziser kalkulieren. Reale Ist-Zeiten lösen hier grobe Schätz-Zeiten ab. Durch die Kompatibilität der Software zu vielen stationären Zeiterfassungs-Systemen, werden fortan auch die Zeiten der Büromitarbeiter schnell und einfach aufgezeichnet. Zudem können Mitarbeiter an modernen Stempeluhren ihre Resturlaubstage und Überstunden einsehen. Sind die Arbeitszeiten erst einmal digital erfasst, kann eine optimierte Projekt- und Ressourcenplanung erfolgen, um verfügbare Mitarbeiterkapazitäten bestmöglich auszunutzen. Was am Ende bleibt, ist mehr Zeit für den Kunden, den eigentlichen Job und damit verbunden die Umsatzsteigerung.
Ab sofort: Rechts-sicher
Komplett zertifizierte Softwarelösungen für Elektriker, wie z.B. die Handwerkersoftware Edison von Sander & Doll bieten ein vollständig rechtssicheres Arbeiten. Im Falle von Sander & Doll ist die gesamte Software von einem unabhängigen Prüfinstitut, der Interev GmbH, DSGVO und GoBD geprüft und zertifiziert. Durch die integrierte Sicherheit müssen sich Anwender keine Gedanken mehr über den richtigen rechtlichen Umgang ihrer Büro-Arbeit machen, sondern konzentrieren sich ab sofort wieder auf ihre eigentliche Stärke: Das Elektro-Handwerk.
DSGVO, GoBD und ab 2020 das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung - die rechtlichen Herausforderungen an Elektroinstallationsbetriebe wachsen stetig und verursachen oft mehr Fragen als Antworten. Wie arbeite ich rechtlich korrekt? Wird jeder Fehler in meiner Buchhaltung sofort gerügt? Wie lassen sich die gesetzlichen Vorgaben in den Betriebsablauf implementieren und was steckt eigentlich hinter den rechtlichen Schreckgespenstern DSGVO, GoBD und dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung?
Bild: Sander & Doll AGGefühlt jährlich entwickelt der Gesetzgeber eine neue rechtliche Sonderheit, die den Unternehmen mehr Sicherheit liefern soll aber in der Realität oft das Gegenteil mit sich bringt: Unsicherheit.Bild: Sander & Doll AG
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Dieser Artikel erschien in GEBÄUDEDIGITAL 7 2019 - 12.11.19.Für weitere Artikel besuchen Sie www.gebaeudedigital.de
