Verteilte Aufgaben und Informationen
Mit einfachen Mitteln agil gelenkt
Über agile Unternehmensführung hört und liest man viel - zu Recht, meint Robert Wachendorff, Geschäftsführer der 1978 gegründeten Wachendorff-Gruppe. Beide operativen Einheiten der Firma haben einen Weg gefunden, die alltägliche Arbeit nach agilen Gesichtspunkten zu strukturieren.
Bild: Wachendorff Automation GmbH & Co. KGWer kennt das nicht? Viele Meetings mit separaten Protokollen als Word- oder Excel-Datei oder individuelle Notizen auf Papier. Abgelegt werden sie auf dem Schreibtisch oder in diversen Datei-Ordnern. Dazu kommt E-Mail-'Ping-Pong' mit unterschiedlichen Verteilern und unterschiedlichen Wissensständen über eine Aufgabe oder ein Projekt. Dabei wünscht sich doch beinahe jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter:
- • Einen zentralen Ort, an dem alle Aufgaben liegen, mit allen Kommentaren und Dokumenten und genau für die Kollegen sichtbar, die es sehen sollen. Einfach zu sortieren und zu gruppieren.
- • Eine Möglichkeit, Personen und Dokumente zu einem Meeting hinzuzufügen oder einer Person eine Aufgabe zu übertragen, mit allen Informationen, die der Empfänger benötigt.
- • Automatisch informiert zu werden, wenn an der Aufgabe gearbeitet wird.
- • Zu wissen, wie ausgelastet manche Kollegen mit manchen Aufgaben sind.
- • Im Meeting zu wissen, was erledigt oder wie der Stand der einzelnen Agenda-Punkte ist und jeder Meeting-Teilnehmer seine weiteren Themen und Aufgaben eintragen kann.
- • Alle jemals erledigten Punkte einfach wiederzufinden, um nachzuschauen, was man zu diesem Zeitpunkt genau gemacht hat.
Bild: Wachendorff Automation GmbH & Co. KGTool für Softwareentwickler
Die Wachendorff-Gruppe hat einen Weg eingeschlagen, genau diese Anforderungen umzusetzen. Es fing vor einigen Jahren bei einer VDI-Veranstaltung an, auf der eine Anwendung zum agilen Entwickeln von Software vorgestellt wurde. Der Gedanke war, alle genannten Wünsche in dem Programm abzubilden. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und einen Termin. Wachendorff entschied, das Tool für die Verwaltung der Aufgaben aus Meetings zu verwenden. Zwei Beratertage später war klar: Berater können zwar die Software erklären, aber nicht die Umsetzung für unsere Anwendung, denn bislang schien noch niemand auf die Idee gekommen zu sein, die Software für einen solchen Ansatz einzusetzen. Nach einigen internen Festlegungen konnte Wachendorff starten: Ein Scrum beschreibt in der Firma ein Meeting, ein Sprint die Zeit zwischen zwei Meetings, eine Schwimmbahn beschreibt den Fortschritt einer Aufgabe. Es wurden Scrums für Abteilungsmeetings eingerichtet; für die Abteilungsleiter ein Managementmeeting. Die Zugriffshierarchie wurde definiert und diverse Ansichten eingerichtet, in denen jeder seine Aufgaben und entsprechende Grafiken in einem Dashboard aufbereitet jederzeit sehen kann, und vieles mehr: Das Aufgaben-Center war geboren. Damit sehen die Nutzer zwischen den Meetings ihre Aufgaben samt Termin und Inhalt auf ihrem Rechner. Die Aufgaben sind von den Zuständigen zu bearbeiten, Dokumente zu verlinken oder anzuhängen. Auch die Beschäftigungsdauer wird gleich protokolliert. Mitarbeiter werden automatisch über den Fortschritt informiert, können Vorgänge kommentieren und am Tag des Meetings werden die Aufgaben in der Gruppe besprochen. Es wird eindeutig dokumentiert und Folgetermine werden festgesetzt.
Basis für Beweglichkeit
Dieses Projekt hat deutlich zur Agilität im Unternehmen beigetragen, da die Mitarbeiter ihre Aufgaben nun schnell und flexibel planen und bearbeiten, live über den Fortschritt von Aufgaben ihrer Kollegen informiert werden und diese direkt kommentieren. In Teams organisieren sich die Mitarbeiter unbürokratisch und passen sich schnell Veränderungen an. Alle sind weltweit zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand und können daraus Schlüsse ziehen, wie sie weiter vorgehen. Das alleine genügt zwar nicht, es ist aber ein wichtiger Baustein und die Grundlage für weitere Maßnahmen. Im weiteren Verlauf hat Wachendorff die 'agilen Werte der Softwareentwicklung' auf das eigene Unternehmen übertragen, aber nur dort adaptiert, wo es nützlich schien.
Bild: Wachendorff Automation GmbH & Co. KGDas agile Manifest
Die Mitarbeiter von Wachendorff suchen ständig nach Wegen, ihre Aufgaben besser zu erledigen, sich weiterzuentwickeln und anderen dabei zu helfen, dies zu tun. Dabei hat das Unternehmen eine Reihe von Werten schätzen gelernt:
- • Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen und bedienen sich dieser für eine wirkungsvollere Zusammenarbeit.
- • Ein erledigtes Projekt steht über einer umfassenden Dokumentation.
- • Zielführende, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden steht über der Verhandlung von Bedingungen und Verträgen.
- • Das Reagieren auf Veränderungen steht über dem Befolgen eines Plans.
Im Rahmen der Unternehmensführung kann man natürlich nicht vollkommen die agilen Werte übernehmen, denn schon aufgrund DIN ISO9001 oder 14001 ist eine nachvollziehbare Form der Dokumentation von Projekten erforderlich. Auch darf die Reaktion auf Veränderungen nicht gleich den 'großen Plan' oder gar Planprinzipien umwerfen.
Eine Vision realisieren
Im Aufgaben-Center taktet jeder Mitarbeiter seine Aufgaben in seiner persönlichen Übersicht und plant sie entsprechend seiner anderen Arbeiten ein. Für die Schlüsselkennzahlen zur Wirkungskontrolle verwendet Wachendorff seine ERP- oder CRM-Software als Datenquelle und Excel oder BI-Software zur Visualisierung. Im monatlichen Balanced Scorecard-Managementreview wird der Fortschritt besprochen, wobei bereits schon vorher zu Abweichungen in wichtigen Punkten informiert wird, und es kann sofort auf Veränderungen eingegangen werden, da alle Mitarbeiter stets den Stand der Umsetzung der Strategie kennen und kommentieren. Die Beurteilungen und die Maßnahmen, die die Mitarbeiter bei einer Abweichung vorschlagen, werden auch in diesem Werkzeug dokumentiert und geplant.
Lean Management-Abläufe
Gerade wenn Mitarbeiter agil handeln sollen, brauchen sie schlanke Prozesse und klare Aufgabenpakete. Auf einer gut befestigten Straße fährt man ja auch schneller, sicherer und kostengünstiger, als querfeldein. Bei Wachendorff sind zahlreiche Workflows verschlankt worden, die über das Aufgaben-Center abgewickelt werden. Jeder Mitarbeiter kann zum Beispiel eine Aufgabe an die IT für einen Verbesserungswunsch, Anforderung von Unterstützung oder eine Beratung stellen. Der Mitarbeiter sieht jederzeit den Fortschritt seines gestellten Calls. Die IT-Abteilung sieht alle ihre Aufgaben. Die Aufgaben können einzelnen Mitarbeitern in der Abteilung zugewiesen werden und werden nach Erledigung abgeschlossen und zeitlich dokumentiert.
Beispiel Produktentwicklung
Für komplexere Aufgaben mit vielen Unteraufgaben hat das Unternehmen die zuvor in anderen Systemen geführten Checklisten in sein Aufgaben-Center als ein Standard-Aufgabenset überführt. Zum Beispiel im Fall der Produktentwicklung. Für die Entwicklung eines Erzeugnisses ist die Abarbeitung vieler Aufgaben erforderlich, die in einer gewissen Reihenfolge und Abhängigkeit zueinander stehen; der grobe Fortschritt wird in Meilensteinen definiert. Während der Abarbeitung der einzelnen Meilensteine werden einzelne Aufgaben geplant und erledigt. Die Aufgaben sind auf viele Mitwirkende verteilt, die beim Simultanious Engineering auch andere Abteilungen, wie Materialwirtschaft, Fertigung, Marketing oder Arbeitsvorbereitung betreffen. Da das Prinzip und die Anzahl der Aufgaben und auch der zu liefernde Inhalt sich von Projekt zu Projekt wiederholen, hat Wachendorff eine Sammlung von Aufgaben definiert, die als sogenanntes Brutto-Set bei jedem Entwicklungsstart angelegt wird. Bei der konkreten Planung des neuen Entwicklungsprojektes werden diejenigen Aufgaben vom Start weg auf 'erledigt' gesetzt, die für diese Entwicklung nicht in Frage kommen. Erstmalig auftretende Aufgaben werden ergänzt. Die Aufgaben werden geplant und Personen zugewiesen. Über ein Gant-Diagramm wird das Projekt visualisiert, um schnell Orientierung zu vermitteln.
Besser zusammenarbeiten
Das Aufgaben-Center hilft den Mitarbeitern, ihre Projekte und Aufgaben zu planen, sie abzuarbeiten und sich selbst zu organisieren. Im Gegensatz zu früher sind Projekte und Aufgaben jetzt für viele Mitarbeiter einsehbarer, offener und überschaubarer. Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter erkennen schnell, wer objektiv zu viele Aufgaben hat oder wer kollegiale Hilfe braucht, da er in Zeitverzug ist. Mit dem Aufgabenmanagement gelingt eine stabile und agile Unternehmensführung, die schnell auf Veränderungen reagieren kann und mit einfachen Mitteln dafür sorgt, 'auf Kurs' zu bleiben. Auch wenn es immer noch Aufgaben auf Zetteln oder per E-Mail beauftragte Aufgaben im Unternehmen gibt - es werden täglich weniger. n
Über agile Unternehmensführung hört und liest man viel - zu Recht, meint Robert Wachendorff, Geschäftsführer der 1978 gegründeten Wachendorff-Gruppe. Beide operativen Einheiten der Firma haben einen Weg gefunden, die alltägliche Arbeit nach agilen Gesichtspunkten zu strukturieren.
Bild: Wachendorff Automation GmbH & Co. KGWer kennt das nicht? Viele Meetings mit separaten Protokollen als Word- oder Excel-Datei oder individuelle Notizen auf Papier. Abgelegt werden sie auf dem Schreibtisch oder in diversen Datei-Ordnern. Dazu kommt E-Mail-'Ping-Pong' mit unterschiedlichen Verteilern und unterschiedlichen Wissensständen über eine Aufgabe oder ein Projekt. Dabei wünscht sich doch beinahe jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter:
- • Einen zentralen Ort, an dem alle Aufgaben liegen, mit allen Kommentaren und Dokumenten und genau für die Kollegen sichtbar, die es sehen sollen. Einfach zu sortieren und zu gruppieren.
- • Eine Möglichkeit, Personen und Dokumente zu einem Meeting hinzuzufügen oder einer Person eine Aufgabe zu übertragen, mit allen Informationen, die der Empfänger benötigt.
- • Automatisch informiert zu werden, wenn an der Aufgabe gearbeitet wird.
- • Zu wissen, wie ausgelastet manche Kollegen mit manchen Aufgaben sind.
- • Im Meeting zu wissen, was erledigt oder wie der Stand der einzelnen Agenda-Punkte ist und jeder Meeting-Teilnehmer seine weiteren Themen und Aufgaben eintragen kann.
- • Alle jemals erledigten Punkte einfach wiederzufinden, um nachzuschauen, was man zu diesem Zeitpunkt genau gemacht hat.
Bild: Wachendorff Automation GmbH & Co. KGTool für Softwareentwickler
Die Wachendorff-Gruppe hat einen Weg eingeschlagen, genau diese Anforderungen umzusetzen. Es fing vor einigen Jahren bei einer VDI-Veranstaltung an, auf der eine Anwendung zum agilen Entwickeln von Software vorgestellt wurde. Der Gedanke war, alle genannten Wünsche in dem Programm abzubilden. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und einen Termin. Wachendorff entschied, das Tool für die Verwaltung der Aufgaben aus Meetings zu verwenden. Zwei Beratertage später war klar: Berater können zwar die Software erklären, aber nicht die Umsetzung für unsere Anwendung, denn bislang schien noch niemand auf die Idee gekommen zu sein, die Software für einen solchen Ansatz einzusetzen. Nach einigen internen Festlegungen konnte Wachendorff starten: Ein Scrum beschreibt in der Firma ein Meeting, ein Sprint die Zeit zwischen zwei Meetings, eine Schwimmbahn beschreibt den Fortschritt einer Aufgabe. Es wurden Scrums für Abteilungsmeetings eingerichtet; für die Abteilungsleiter ein Managementmeeting. Die Zugriffshierarchie wurde definiert und diverse Ansichten eingerichtet, in denen jeder seine Aufgaben und entsprechende Grafiken in einem Dashboard aufbereitet jederzeit sehen kann, und vieles mehr: Das Aufgaben-Center war geboren. Damit sehen die Nutzer zwischen den Meetings ihre Aufgaben samt Termin und Inhalt auf ihrem Rechner. Die Aufgaben sind von den Zuständigen zu bearbeiten, Dokumente zu verlinken oder anzuhängen. Auch die Beschäftigungsdauer wird gleich protokolliert. Mitarbeiter werden automatisch über den Fortschritt informiert, können Vorgänge kommentieren und am Tag des Meetings werden die Aufgaben in der Gruppe besprochen. Es wird eindeutig dokumentiert und Folgetermine werden festgesetzt.
Basis für Beweglichkeit
Dieses Projekt hat deutlich zur Agilität im Unternehmen beigetragen, da die Mitarbeiter ihre Aufgaben nun schnell und flexibel planen und bearbeiten, live über den Fortschritt von Aufgaben ihrer Kollegen informiert werden und diese direkt kommentieren. In Teams organisieren sich die Mitarbeiter unbürokratisch und passen sich schnell Veränderungen an. Alle sind weltweit zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand und können daraus Schlüsse ziehen, wie sie weiter vorgehen. Das alleine genügt zwar nicht, es ist aber ein wichtiger Baustein und die Grundlage für weitere Maßnahmen. Im weiteren Verlauf hat Wachendorff die 'agilen Werte der Softwareentwicklung' auf das eigene Unternehmen übertragen, aber nur dort adaptiert, wo es nützlich schien.
Bild: Wachendorff Automation GmbH & Co. KGDas agile Manifest
Die Mitarbeiter von Wachendorff suchen ständig nach Wegen, ihre Aufgaben besser zu erledigen, sich weiterzuentwickeln und anderen dabei zu helfen, dies zu tun. Dabei hat das Unternehmen eine Reihe von Werten schätzen gelernt:
- • Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen und bedienen sich dieser für eine wirkungsvollere Zusammenarbeit.
- • Ein erledigtes Projekt steht über einer umfassenden Dokumentation.
- • Zielführende, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden steht über der Verhandlung von Bedingungen und Verträgen.
- • Das Reagieren auf Veränderungen steht über dem Befolgen eines Plans.
Im Rahmen der Unternehmensführung kann man natürlich nicht vollkommen die agilen Werte übernehmen, denn schon aufgrund DIN ISO9001 oder 14001 ist eine nachvollziehbare Form der Dokumentation von Projekten erforderlich. Auch darf die Reaktion auf Veränderungen nicht gleich den 'großen Plan' oder gar Planprinzipien umwerfen.
Eine Vision realisieren
Im Aufgaben-Center taktet jeder Mitarbeiter seine Aufgaben in seiner persönlichen Übersicht und plant sie entsprechend seiner anderen Arbeiten ein. Für die Schlüsselkennzahlen zur Wirkungskontrolle verwendet Wachendorff seine ERP- oder CRM-Software als Datenquelle und Excel oder BI-Software zur Visualisierung. Im monatlichen Balanced Scorecard-Managementreview wird der Fortschritt besprochen, wobei bereits schon vorher zu Abweichungen in wichtigen Punkten informiert wird, und es kann sofort auf Veränderungen eingegangen werden, da alle Mitarbeiter stets den Stand der Umsetzung der Strategie kennen und kommentieren. Die Beurteilungen und die Maßnahmen, die die Mitarbeiter bei einer Abweichung vorschlagen, werden auch in diesem Werkzeug dokumentiert und geplant.
Lean Management-Abläufe
Gerade wenn Mitarbeiter agil handeln sollen, brauchen sie schlanke Prozesse und klare Aufgabenpakete. Auf einer gut befestigten Straße fährt man ja auch schneller, sicherer und kostengünstiger, als querfeldein. Bei Wachendorff sind zahlreiche Workflows verschlankt worden, die über das Aufgaben-Center abgewickelt werden. Jeder Mitarbeiter kann zum Beispiel eine Aufgabe an die IT für einen Verbesserungswunsch, Anforderung von Unterstützung oder eine Beratung stellen. Der Mitarbeiter sieht jederzeit den Fortschritt seines gestellten Calls. Die IT-Abteilung sieht alle ihre Aufgaben. Die Aufgaben können einzelnen Mitarbeitern in der Abteilung zugewiesen werden und werden nach Erledigung abgeschlossen und zeitlich dokumentiert.
Beispiel Produktentwicklung
Für komplexere Aufgaben mit vielen Unteraufgaben hat das Unternehmen die zuvor in anderen Systemen geführten Checklisten in sein Aufgaben-Center als ein Standard-Aufgabenset überführt. Zum Beispiel im Fall der Produktentwicklung. Für die Entwicklung eines Erzeugnisses ist die Abarbeitung vieler Aufgaben erforderlich, die in einer gewissen Reihenfolge und Abhängigkeit zueinander stehen; der grobe Fortschritt wird in Meilensteinen definiert. Während der Abarbeitung der einzelnen Meilensteine werden einzelne Aufgaben geplant und erledigt. Die Aufgaben sind auf viele Mitwirkende verteilt, die beim Simultanious Engineering auch andere Abteilungen, wie Materialwirtschaft, Fertigung, Marketing oder Arbeitsvorbereitung betreffen. Da das Prinzip und die Anzahl der Aufgaben und auch der zu liefernde Inhalt sich von Projekt zu Projekt wiederholen, hat Wachendorff eine Sammlung von Aufgaben definiert, die als sogenanntes Brutto-Set bei jedem Entwicklungsstart angelegt wird. Bei der konkreten Planung des neuen Entwicklungsprojektes werden diejenigen Aufgaben vom Start weg auf 'erledigt' gesetzt, die für diese Entwicklung nicht in Frage kommen. Erstmalig auftretende Aufgaben werden ergänzt. Die Aufgaben werden geplant und Personen zugewiesen. Über ein Gant-Diagramm wird das Projekt visualisiert, um schnell Orientierung zu vermitteln.
Besser zusammenarbeiten
Das Aufgaben-Center hilft den Mitarbeitern, ihre Projekte und Aufgaben zu planen, sie abzuarbeiten und sich selbst zu organisieren. Im Gegensatz zu früher sind Projekte und Aufgaben jetzt für viele Mitarbeiter einsehbarer, offener und überschaubarer. Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter erkennen schnell, wer objektiv zu viele Aufgaben hat oder wer kollegiale Hilfe braucht, da er in Zeitverzug ist. Mit dem Aufgabenmanagement gelingt eine stabile und agile Unternehmensführung, die schnell auf Veränderungen reagieren kann und mit einfachen Mitteln dafür sorgt, 'auf Kurs' zu bleiben. Auch wenn es immer noch Aufgaben auf Zetteln oder per E-Mail beauftragte Aufgaben im Unternehmen gibt - es werden täglich weniger. n
Wachendorff Automation GmbH & Co. KG
Dieser Artikel erschien in IT&Production November 2017 - 08.11.17.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
