eProcurement-Anbindung
Abteilungsübergreifend Bestellprozesse verkürzt
Bei Schmidtsche Schack kommt es jährlich zu einer Vielzahl von Bestellungen in Einkauf und Fertigung. Lange war die Aufgabe sehr zeitaufwendig. Mit der eProcurement-Plattform von Simple System wurde dieser Prozess um rund 30 Minuten pro Bestellung verkürzt.
Bild: simple system GmbHSchmidtsche Schack ist ein Hersteller von Prozesswärmeübertragungslösungen und Teil der Arvos Group. In der Zentrale in Kassel sind rund 280 Personen beschäftigt. Dort sitzen Verwaltung und Fertigung. In beiden Bereichen kommt es pro Jahr zu einer Vielzahl an Bestellungen, wie etwa von C-Teilen. Dieser Prozess lief früher papierbaisert, war zeitintensiv sowie mit hohen Kosten verbunden. Zudem waren oft aufwendige Prüfungen und Freigaben nötig. Rauad Al-Sahwi, Director Supply Chain Management bei Schmidtsche Schack, brachte den Stein ins Rollen, die Prozesse durch eine digitale Lösung zu optimieren.
Bild: Schmidtsche SchackDie richtige Anbindung
Hauptanliegen war die Verbindung von Simple System und dem ERP-System von SAP. Dadurch sollte der Bestellvorgang zukünftig über eine Bedienoberfläche und ohne Systemwechsel vollzogen werden können. Dies wird mit der Cockpit-Anbindung von Simple System ermöglicht. "Wir kaufen jetzt über Simple System nicht nur das Stück Papier, sondern auch die Stifte, den Stuhl und was der Mitarbeiter sonst alles braucht, bis hin zu der Schleifscheibe, dem Cuttermesser oder den Handschuhen in der Werkstatt", so Al-Sahwi.
Zeit gespart
Benötigen Mitarbeiter etwa Schleifscheiben, loggen sie sich über die Bedienoberfläche der eProcurement-Software ein. Dort können sie auf die ihnen zugewiesenen Kataloge zugreifen und via Suchbegriff die richtigen Schleifscheiben suchen. Das System zeigt ihnen dann ein oder mehrere Artikel zur Auswahl an. Die benötigte Stückzahl wird im Warenkorb abgelegt und durch vordefinierte Regeln kann der jeweilige Besteller nun nur noch eine für ihn festgelegte Lieferadresse auswählen. Sobald der Warenkorb abgeschickt wird, erhält der Vorgesetzte eine Information, dass der Warenkorb zur Freigabe steht und kann diese per Mausklick erteilen oder ablehnen. Bei Genehmigung wird im Anschluss eine Übersicht der Bestellung mit allen notwendigen Informationen in das ERP-System übertragen. Der nächste Schritt ist dann die Lieferung. Auch hier werden die Informationen wie die Rechnung digital übertragen und automatisch mit der Bestellnummer abgeglichen und zugeordnet. Insgesamt geht Al-Sahwi von einer Zeitersparnis von 30 Minuten pro Bestellung aus.
Bild: Schmidtsche SchackVertrauen steigern
Ein positiver Effekt ist zudem, dass Schmidtsche Schack unterschiedliche Benutzergruppen definieren kann, für die jeweils zugeschnittene Warenkorblimits und Berechtigungen vorgegeben werden können. Das verhindert etwa einzelne Papierbestellungen für ein paar Euro. Zudem schafft es Vertrauen in die Prozesse und die Mitarbeiter. So werden etwa auch andere Abteilungen als der Einkauf ermächtigt, bei Bedarf innerhalb ihres gesetzten Rahmens Bestellungen auszuführen. Die Einbindung und das Feedback der Mitarbeiter war für die Partner ein wichtiger Faktor. Daher wurde das System zunächst im kleineren Rahmen direkt in der Einkaufsabteilung ausgerollt und später auf die Fachbereiche ausgeweitet. Durch die Software hat sich der Bestellprozess verschlankt, was für die Mitarbeiter einen Mehrwert im Berufsalltag bringt.
Nächster Schritt: Fertigung
Im nächsten Schritt band Schmidtsche Schack die Fertigung an. Zwar waren die Bedenken groß, dass die Beschäftigten dort die Software nicht annehmen würden, dies erwies sich jedoch als unbegründet. Die Oberfläche der eProcurement-Software ähnelt etwa der eines Online-Shops, ist also aus dem Alltag bekannt. "Die Art und Weise, etwas in den Warenkorb zu legen, ist ja nicht revolutionär, sondern eine bekannte, bewährte Lösung. In dem Sinne stieg dann auch die Akzeptanz", so Andre Vieth, Strategic Buyer bei Schmidtsche Schack. Da der Ablauf kein Hexenwerk sei, konnte die Belegschaft schnell auf das neue System umgestellt werden. Zusätzlich wurde sie mit den Dokumentationen, wie das System zu bedienen ist, geschult. Als nächster Schritt soll der Standort Düsseldorf an die eProcurement-Plattform angebunden werden.
Komplett papierlos
Die Digitalisierung des Einkaufs ist nicht das einzige Digitalisierungsprojekt bei Schmidtsche Schack. Das Unternehmen will zukünftig papierlos werden. Einen ersten Schritt dahin hat das Unternehmen durch die Umstellung der früher teilweise noch papierbasierten Bestellanforderungen (BANF) auf einen elektronischen Prozess bereits erreicht. Ein weiteres Anliegen ist, Ausschreibungen zu digitalisieren, also in den Bereich der eAuctions einzusteigen. Auch in Hinblick auf die Zukunft und den Nachwuchs können Unternehmen davon profitieren, sich digital aufzustellen. So wurde bereits ein Schweißroboter eingeführt, der Arbeiten übernehmen kann, aber von Mitarbeitern programmiert werden muss. Dies erfordert eine entsprechende zusätzliche Ausbildung der Schweißer. "Für Mitarbeiter ist es ein positives Argument, dass das klassische Handwerk mit digitalen Tools verbunden wird", so Al-Sahwi. Zudem profitieren die Auszubildenden für ihren zukünftigen Werdegang, wenn sie möglichst früh an digitale Tools herangeführt werden. Al-Sahwi selbst sieht für das Unternehmen noch Digitalisierungspotenzial: "Wir sind noch lange nicht da, wo wir hinwollen". n ist Geschäftsführer
Bei Schmidtsche Schack kommt es jährlich zu einer Vielzahl von Bestellungen in Einkauf und Fertigung. Lange war die Aufgabe sehr zeitaufwendig. Mit der eProcurement-Plattform von Simple System wurde dieser Prozess um rund 30 Minuten pro Bestellung verkürzt.
Bild: simple system GmbHSchmidtsche Schack ist ein Hersteller von Prozesswärmeübertragungslösungen und Teil der Arvos Group. In der Zentrale in Kassel sind rund 280 Personen beschäftigt. Dort sitzen Verwaltung und Fertigung. In beiden Bereichen kommt es pro Jahr zu einer Vielzahl an Bestellungen, wie etwa von C-Teilen. Dieser Prozess lief früher papierbaisert, war zeitintensiv sowie mit hohen Kosten verbunden. Zudem waren oft aufwendige Prüfungen und Freigaben nötig. Rauad Al-Sahwi, Director Supply Chain Management bei Schmidtsche Schack, brachte den Stein ins Rollen, die Prozesse durch eine digitale Lösung zu optimieren.
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Dieser Artikel erschien in IT&Production 5 (Juni) 2023 - 13.06.23.Für weitere Artikel besuchen Sie www.it-production.com
